SUPPLY 

OF 250 kva and 20 kva D.G SET WORK with Cummins Engine 
FOR  OFFICE OF NATIONAL HORTICULTURE BOARDS, 
PLOT NO.­85, SECTOR­18, INSTITUTIONAL AREA, 
GURGAON 

TENDER  DOCUMENT 
With bill of quantities 

Architects :­  Owner:­ 

Prof. Mandeep Singh  National Horticulture Boards 

School of Planning and Architecture  Plot No.­85, SECTOR­18, 
Institutional Area,Gurgaon. 
Studio Address; 
305/4, Preet Vihar Comm.Centre, 
New Delhi­110 092

1 
1  (a) Notice inviting tender 
(b) Terms for bidding tender 
(c) Form of tender and annexure

2 
NOTICE INVITING TENDER 
The Item rate tender is for Supplying the 250 kva and 20 kva DG SET. 

1.  Sealed item rate tenders in the prescribed forms are hereby invited from the competent suppliers by and on 
behalf of  National Horticulture Boards,  Plot no.­85, SECTOR­18, Institutional Area, Gurgaon  for 
proposed  250  kva  and  20  kva  D.G  set  at  National  Horticulture  Boards,  Plot  no.­85,  SECTOR­18, 
Institutional Area, Gurgaon  Time allowed for completion is  as mentioned in the Appendix to conditions 
of the contract  is  1month 
2.  Prescribed  tender  documents  and  set  of  conditions  of  contract  to  be  complied  with  by  the  person  whose 
tender may  be  accepted,  can  be  purchased  from  the  office  of  the  owner  National  Horticulture  Boards, 
Plot no.­85, SECTOR­18, Institutional Area, Gurgaon  on any working day between 11.00 A.M. 4.00 
P.M. by  ………….2011 against the non refundable cash payment of Rs  500/­. 

3.  Tenders should be submitted in person/by hand,  in sealed cover with the name of work written on the self 
addressed  envelope  to  the  Employer  National  Horticulture  Boards,  Plot  no.­85,  SECTOR­18, 
Institutional Area, Gurgaon latest by 3.00 P.M., on  ………. 2011, and will be opened on the same day 
by 5.00 P.M. in the presence of the tenderers or their authorized representatives. 

4.  Tenderers must get acquainted with conditions of contract and other conditions carefully before tendering. 
No request for any  change in rates or conditions for want of information on any particular point shall be 
entertained after receipt of tenders. 

5.  The tenderers should quote rates for every item and write rates very clearly to avoid discrepancies. The bill 
of quantities is approximate only and liable to vary. 

6.  Tenderers must submit with their tender, a crossed demand draft  Rs.  /­ (Rs. ______________ 

only)  in  favor  of  the  Owner  National  Horticulture  Boards,  Plot  no.­85,  SECTOR­18,  Institutional 
Area, Gurgaon  against Earnest Money. Tenders, which are not accompanied with Earnest Money, shall 
not be considered. 

OTHER TERMS AND CONDITIONS FOR BIDDING THIS TENDER ARE ANNEXED. 
THIS NOTICE INVITING TENDER FORMS PART OF THE CONTRACT DOCUMENT. 

M/s. Prof. Mandeep Singh (SPA)  National Horticulture Boards 

305, Sincere Tower, 4, Preet Vihar,  Plot No­85, SECTOR­18, 
Comm. Centre, New Delhi – 110 0092.  Institutional Area, Gurgaaon. 
.  . 
s(Architect)  (Employer) 

NOTES: 1  Incomplete and conditional tenders are liable to be rejected. 
2  Employer is not bound to accept the lowest tender and reserves the right to accept or reject any tender without 
assigning any reason. 
3  Tenders shall remain open for acceptance for a period of 30 days from the date of opening of tender 
4.  SFAC stands as abbreviated for  Small Farmers’ Agri­business Consortium 
5.  See also the terms of bidding tender as follow:­

3 
TERMS FOR BIDDING TENDER 
1.  SUPPLIER TO SUBMIT INFORMATION 

The  supplier  must  be  well  experienced  in  the  concerned  field.  The  supplier  shall  submit  the  following 
information. 

1.1  Certification of his registration and classification. 
1.2  List of equipment owned by the company. 
1.3  References of works done over the past 3 years. 
1.4  Declaration and undertaking on prescribed Performa. 

2.  SUPPLIER’S ACQUAINTANCE 

The submission of this bidding document by the supplier will be conclusive evidence to the fact that: 

2.1  The Supplier is fully satisfied to the nature of works to be done. 

2.2  The  supplier  fully  understood  and  accepted  the  conditions  set  forth  in  these  documents  and  all 
other factors affecting his performance in case awarded the contract. 

3.  SIGNING OF BIDDING DOCUMENT 

These bidding documents must be signed by the principle of the Supplier’s firm who is registered as such 
or  else  by  his  representative  identified  by  a  letter  of  authority  signed  by  him  and  attested  by  another 
executive of the Supplier’s firm. 

4.  CONTRACT PRICE 

The contract price at the time of signing this contract is assumed to be the Bidding Price (or as negotiated) 
but eventually the Contract Price shall be the amount computed on the basis of the rates quoted in the Bill 
of Quantities, however subject to the note hereunder. 

5.  SALES TAX/OTHER DUTIES & TAXES 

The rates shall include Sales Tax etc., and as such Sales Tax or any  other taxes levied  on  equipments in 

respect  of  this  contract  shall  be  payable  by  the contractor  and  employer  National Horticulture Boards 
will not entertain any claim, whatsoever, in these respect. 

6.  CONDITIONAL TENDER BY SUPPLIER 

Conditional tenders will not be accepted. 

7.  VALIDITY OF TENDER BID 
Tenders shall remain open for acceptance for a period of 30 days from the date of opening of the tenders. 
If  any  tenderer  withdraws  his tender  before  the  said  period  or makes any  modifications  in  the terms and 
conditions of the tender which are not acceptable to employer  National Horticulture Boards,  Plot no.­ 
85, SECTOR­18, Institutional Area, Gurgaon then the employer  National Horticulture Boards,  Plot 
no.­85, SECTOR­18, Institutional Area, Gurgaon shall without prejudice to any, other right or remedy 
be at liberty to forfeit the entire amount of the earnest money amount of earnest money absolutely and the 
decision of the employer National Horticulture Boards,  Plot no.­85, SECTOR­18, Institutional Area, 
Gurgaon) in this behalf shall be final and binding on the tenderer.

4 
8.  ACCEPTANCE OF TENDER 
The  acceptance  of  a  tender  will  rest  with  employer  National  Horticulture  Boards,  Plot  no.­85, 
SECTOR­18,  Institutional  Area,  Gurgaon  who  do  not  bind  themselves  to  accept  lowest  tender  and 
reserve to themselves the authority to reject any or all the tenders received without assigning any reasons. 
They also reserve the right accepting the whole or any part of the tender and the tenderer shall be bound to 
perform the same at the rates quoted.  All tenders in which any of the prescribed conditions are not fulfilled 
or are incomplete in any respect or there is any correction not duly initialed by the tenderer are liable to be 
rejected. 

9.  SIGNING OF AGREEMENT 
The successful tenderer shall sign the necessary contract documents within Six days or the time specified 
in  the  letter  communicating  the  acceptance  of  the  tender.    In  case  of  delay  the  earnest  money  may  be 
forfeited  and  the  tender  cancelled  or  the  contract  enforced  as  per  terms  of  tender  and  the  invitation  to 
tender, and the tenderer shall thus be bound by the conditions of contract even though the formal agreement 
has not been executed and signed within the specified time by tenderer. 

12  PERIOD OF PROVIDING D.G. SETS 
The time allowed for handling over the D.G. sets will be one month .If the supplier selected for the work 
fails to sign the formal agreement within Six days from the date of intimation, then the employer National 
Horticulture Boards,  Plot No.­85, SECTOR­18, Institutional Area, Gurgaon  shall, without prejudice 
to any  other right or remedy, be at liberty to  forfeit the entire amount of  earnest money absolutely.  The 
decision  of  employer  National  Horticulture  Boards,  Plot  No.­85,  SECTOR­18,  Institutional  Area, 
Gurgaon) in this behalf shall be final and binding on the tenderer. 

13  EXTENSION OF TIME 
Extension of time beyond the stipulated date of providing the D.G sets shall be granted only on account of 
following occurrences affecting the project area. 

1.  Manifested civil disturbances. 
2.  Manifested dislocation of economic nature. 
3.  Natural calamities 
4.  Instruction to abort the supply issued in writing by the Employer/Architect for any reason. 

The extension of time to be granted on account of the above shall have the sole discretion of the Employer. 

14  SECURITY DEPOSIT 
From the Supplier bills whose tender is accepted, a deduction of 10 % of payment against security deposit 
will be made from bill.  The earnest money after the award of work will be treated as security deposit of the 
successful  tenderer,  and  the  said  amount  would  be  adjusted  towards  security  deposit  in  the  bill.    This 
security deposit will be limited to Rs. __________/­ maximum fund. 

15  UNDERTAKING/DECLARATION 
The supplier  should  give  the  undertaking and  declaration  on the  prescribed  performa, regarding his  well 
conversance with the supply. 

16.  OTHER IMPORTANT CONDITIONS OF CONTRACT 

16.1  TIME  OF  COMPLETION  Maximum  time  allowed  for  handling  over  the  D.G  sets  is  one 
month. 

16.6  SECURITY DEPOSIT of the successful tenderer will be forfeited if he fails to comply with any 
of the condition of contract. 

16.11  ESCLATION No labor Escalation will be given under any circumstances. 

16.12  TAX DEDUCTIONS T.D.S. will be deducted as per the Income Tax rules as applicable.

5 
 17  GENERAL 

This tender document must be filled in English and all entries to be filled must be made by hand written ink 

The important APENDIX referred to in the ‘General Conditions of Contract’ is reproduced below: ­ 

1.  Date of commencement:  :  Within  Six days from the date of letter of Intent. 

2.  Period of Completion  :  One month 

3.  Guarantee period  :  12 months from the date of virtual completion 

4.  Security deposit  :  10  % 

5.  Period of Honoring Certificate  :  20 days. 

6.  Payment after handing D.G  :  70% of total security deposit. 

sets to the site 

7.  Payment after testing                        :            20% of total security deposit. 
and commission                                              work 

8.  Rate of interest for delayed  :  Nil 

payment. 

9  Earnest Money  :  Rs. __________/­ (Rupees _______________). 

18  PROJECT 
The project is for providing of 250 kva and 20 kva silent D.G set with cumin engine and accessories. 
Rates quoted in the tender are for complete handing over of D.G sets at site in perfect working conditions, 
including payment of sales tax or other taxes and royalties. 

19  GENERAL 

THIS  NOTICE  INVITING  TENDER  AND  THESE  TERMS  AND  CONDITIONS  OF  BIDDING  TENDER 
SHALL FORM PART OF CONTRACTUAL AGGREMENT. 

(Supplier) 

(Employer)

6 
From: 
………………………………….. 
…………………………………. 
………………………………… 
Pan No………………………… 

FORM OF TENDER 

Dated: ­ 

To, 

National Horticulture Boards, 
Plot no.­85, SECTOR­18, 
Institutional Area, 
Gurgaon. 

Gentlemen, 

1.  Having examined the all of tender documents, Form of Agreement, Conditions of Contract, for providing 
250  kva  and  20  kva  DG  set  National  Horticulture  Boards,  Plot  no.­85,  SECTOR­18,  Institutional 
Area,  Gurgaon)  We,  the  undersigned,  hereby  offer  to  provide  D.G  sets  herewith  for  the  sum  of 
Rupees__________________________________________________ 
______________________________________________________________________(Rs.____________) 
or such other sums as may be ascertained with the said documents. 

2.  We have inserted in the Bill of Quantities attached to this Tender and other Contract Documents, all the 
required and relevant information and enclose herewith all the information requested in the Notice inviting 
Tender and other Documents. 

3.  We  undertake  if  this  Tender  is  accepted,  to  immediately  make  all  necessary  preparations  and  provide 
foundation drawings in 7days and within 30 days provide the D.G sets on the site. This period stated allows 
for  all  Sundays  and  Public  Holidays  and  other  non­working,  days  including  any  occurring,  due  to 
inclement weather. 

4.  We agree to abide by the Tender for the period of 30 days from the date fixed for receiving the same and it 
shall remain binding upon us and may be accepted at any time before the expiration of that period without 
any additional cost. 

5.  As required in the Notice Inviting Tender we enclose a Demand Draft No._________ drawn on _________ 
_____________________(Bank)  at  _________________(city/branch)  of  Rs.  _________/­  (Rs. 
___________ only) with Tender against earnest money. 

6.  We undertake in the event of this Tender being accepted to execute and Agreement in the form annexed 
hereto Unless and until such an Agreement is executed, our Tender, together with your written acceptance 
thereof, shall constitute a binding Contract between us. 

7.  We understand that you are not bound to accept the lowest or any tender you may receive. 

8.  Required  information,  and declaration is attached herewith. 

Signature & Stamp of SUPPLIER 
Date;

7 
LIST OF SUPPLY EXCUTED/UNDER EXECUTION 
OVER THE PAST THREE YEARS 

_____________________________________________________________________________________________ 
Sr.  Rating (Kva)  Name of Owner  Amount of  supply 
(1)  (2)  (3)                                                     (4) 
­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ 

1. 

2. 

3. 

4. 

5. 

6. 

7. 

8. 

9. 

10. 

_____________________________________________________________________________________________ 

Signature & Stamp of Supplier

8 
LIST OF EQUIPMENT OWNED BY THE SUPPLIER, WHICH 
MAY BE EXPLOIED ON THE WORK UNDER THIS CONTRACT. 

Sr.  Type of Equipment  Details regarding numbers, make model 

No.  capacity etc. 

1. 

2. 

3. 

4. 

5.  . 

6. 

7. 

8. 

9. 

10. 

11.  . 

12. 

13. 

14.  . 

15. 

Signature & Stamp of SUPPLIER.

9 
Name of Supplier / Company:  _________________________________ 

Registered Address:  _________________________________ 

Present Address  :  _________________________________ 

REGISTERED DETAILS 

Sr.  Agency/Govt. Deptt. With  Classification              Date of 

No.  Which registered  of Registration  Registration 
(1)  (2)  (3)  (4) 

Company details; 

1.  If individual ownership, give name, father’s name 
Address and PAN No. 

2.  If partnership, give names and addresses of the 
Partners with percentage of share for each partner 

2  If a limited company (private or public) give the 
Names and addresses of the directors. And copy of 
Memorandum & Article of Association. 

Signature & Stamp of SUPPLIER

10 
DECLARATION BY SUPPLIER 
I,  hereby  solemnly  declare  that  I  have  requisite  construction  experience,  and  am  well  conversant  with  the  best 
construction  practices.  I  understand  that  the  information  provided  is  for  guidance  only  and  is  in  no  way 
comprehensive and conclusive.  I affirm that intention of the contract is to provide D.G sets with cumin engine and I 
shall take the meaning implied in the spirit and not in letter.  If cash compensation is not claimed it shall mean, no 
claim. 

Following conditions, assumptions, conclusions are agreeable to me without reservations. 

1.  I have studied carefully Tender Document and understand the requirements. 

2.  To the best of my knowledge rates are quoted are correct rates. 

3.  I certify that I am aware of all statutory, local Government/executive authorities, rules, and laws.  Taxes, 
Sales taxes, Customs octroi. 

4.  I undertake to check the accuracy and correctness of items to be provided. 

5.  The usual meaning of definitions, works, vocabulary used in tender documents is known to me and  I shall 
not dispute them.  I accept the authority  and powers of Employers to act and decide in any manner so as to 
safeguard their interest. 

( Supplier )

11 
2.  (a)      Article of Agreement 
(b)  General conditions of Contract 
(c)  Appendix Schedule. 
(d)  Special conditions of Contract.

12 
 CONTRACT AGREEMENT 

ARTICLES OF AGREEMENT 

Made at _______________________________________________________ 

On this _________________ day of ____________________________2011. 

BETWEEN ____________________________________________________________ 

(Hereinafter called the ‘EMPLOYER’) on the one part 

AND _________________________________________________________________ 

Whose registered office is situated at ________________________________ 

Hereinafter called the ‘SUPPLIER’ on the other part. 

WHEREAS the Employer is desirous of 

_______________________________________________________________ 

at __________________________________ 

AND WHEREAS the supplier has supplied the Employer with a priced copy of said 

Bill  of Quantities. 

AND WHEREAS the Supplier has deposited an Earnest Money of Rs.____________ 

With the Employer  for  the due performance of this Agreement.  This amount is 

to be adjusted in the Security Deposit in terms of the Conditions of Contract. 

NOW IT IS HEREBY AGREED AS FOLLOWS: ­ 

1.  For  the  considerations  hereinafter  mentioned,  the  Supplier  will,  upon  and  subject  to  the  Conditions 
annexed, provide D.G sets and in the said Conditions. 

2.  The Employer shall pay the Supplier the Contract Amount for the work done. 

3.  AGREEMENT  shall  comprise  of  and  include  conditions  of  Tender  (NIT),  the  Contract,  General 
Conditions  and  appendix  thereto  special  conditions,  and  all  the  aforesaid  documents  shall  be  read  and 
construed  as  forming  part  of  this  agreement  and  the  parties  as  hereto  shall respectively  abide  by  submit 
themselves  to  the  conditions  and  perform  the  agreement  on  their  part  respectively  in  such  conditions 
contained. 

6.  ANY  DISPUTE  arising  out  of  or  in  any  connection  with  this  agreement  shall  deem  to  have  arisen  in 
GURGAON and only the courts in  GURGAON shall have jurisdiction to determine the same.

13 
WITNESS  WHEREOF  the parties here to have hereunder set there hands. 

Signed by ___________________________________________________________ 

For and on behalf of owner/employer M/s.__________________________________ 

____________________________________________________________________ 

Signed by ___________________________________________________________ 

For and on behalf of Supplier M/s.______________________________________ 

____________________________________________________________________ 

In the presence of 

1.  Name and address __________________________ 

_________________________________________ 

_________________________________________ 

2.  Name and address _________________________ 

_________________________________________ 

_________________________________________

14 
GENERAL CONDITIONS OF CONTRACT 

Definition & Interpretations  The conditions herein before referred to 
1.  In providing the D.G sets and Contract Agreement, the following words shall 
have  the meaning herein assigned to them, except where the subject or context 
otherwise requires. 

(a)      “Employer”  shall means ______________________________and 
shall  include  his  (their)  legal 
representative/representatives,  assign/s  or 
successor/s. 

(b)      “Supplier” shall mean ______________________________ and 
include  his  (their)  legal  representative/s  assign/s  or 
successor/s. 

(d)       “This contract”  shall mean the Articles of Agreement, the General 
and  special  Conditions,  the  Appendix,  attached 
hereto and duly signed. 

(e)        “Notice in  or    written    notice   shall   mean a notice in written, 
writing”  typed  or  printed   characters  sent   (unless delivered 
personally  or  otherwise  proved  to  have  been 
received) by registered post to the last known private 
or  business  addressee  or  registered  office  of  the 
addresses  or  registered  office  of  the  addresses  and 
shall  be  deemed  to  have  been  received  when  in  the 
ordinary course of post it would have been delivered. 

(f)       “Act of  shall mean any act  of  insolvency as defined by the 
Insolvency”            country or state legislation is this respect. 

(g)      “Net Prices”  If in  arriving at  the  Contract Amount the supplier 

shall  have  added    or  deducted  from  the  total  of  the 
items  in the  Tender  any  sum,  either  as  a  percentage 
or  otherwise,  then  the  net  price  of  any  item  in  the 
Tender  shall  be  the  sum  arrived  at  by  adding  to  or 
deducting  from  the  actual  figure  appearing  in  the 
Tender as the price of that item a similar percentage 
or  proportionate  sum.    Provided  always  that  in 
determine the percentage or proportion of the sum so 
added  or  deducted  by  the  Contract  or  the  total 
amount  of  any  Prime  Cost  items    and  provisional 
sums  of  money  shall  be  deducted  form  the  total 
amount of the Tender.   The expression “net rates” or 
“net prices when used with reference to the Contract 
or accounts shall beheld to rates or prices so arrived 

Words  importing  persons  include  firms  and  corporation,  words  importing  the 
singular only also include the plural and visa versa where the context requires. 

Supplier  2.  The supplier shall provide  foundation drawings within 7days after the 

to  provide  everything  acceptance of the tender. 
necessary

15 
Sufficiency of Tender  3.  The  Supplier shall be deemed to have satisfied himself before tendering as  to 
the correctness and sufficiency of this Tender for providing the D.G sets under 
the Contract. 

Delayed Payment  4.  Any  amounts  payable  by  the  Employer  to the Supplier in pursuance of any 

Certificate given by the Architect here under shall if not paid within the “Period 
for honoring  Certificates” named in the Appendix, carry interest at the rate 
named in the Appendix as the “Rate of Interest for delayed payment” from the 
date upon which sum ought to have been paid by the Employer until payment. 

General  5.  General conditions of Contract, as given in Vol. II of the “Tender document”, as 

applicable to this work shall also form the part of this contract.

16 
 APPENDIX TO GENERAL CONDITIONS OF CONTRACT 

1.  DATE OF COMMENCEMENT  Within 6 days from the date of letter of intent 

2.  PERIOD OF SUPPLYING  Within One month 

3  GUARANTEE PERIOD  12 Months from the date of handling over the D.G  sets. 

4.  SECURITY DEPOSIT  10 %  (retention percentage) 

5  INSTALLMENT AFTER HANDLING  70 %  of total security deposit 

OVER THE D.G SETS 

6.  INSTALLMENT AFTER TESTING  20 %  of total security deposit 

& COMMISSION 

7.           RATE OF INTEREST FOR  Nil. 
DELAYED  PAYMENT 

8.  PERIOD OF HONORING  10 Days 

CERTIFICATES 

9.  EARNEST MONEY WITH TENDER  Rs ____________/­­ (Rs. ________________) 

(to  be adjusted in retention fund)

17 
(a) Technical specification for providing of 250 kva and 20 kva D.G. Set with 
all accessories. 
(b) Bill of Quantities. 
(c) Summary Sheet.

18 
TECHNICAL SPECIFICATIONS FOR SILENT D.G. SET (250 kva) 

A)  DIESEL ENGINE : 

CUMMINS  make  water  cooled,  engine,  electric  starting  1500  RPM,  four  stroke,  four  cylinder  diesel 
engine conforming to BS:5514/BS:649/IS:10000 with 10% overloading for one hour in any twelve hours 
duration having following :­ 

­  Heavy duty radiator 
­  Radiator fan, fan drive 
­  Flywheel with housing 
­  Thermostat controlled cooling system 
­  Cooling water centrifugal pump 
­  One no. silencer – residential type 
­  Rotary fuel injection pump 
­  Fuel  pre­filter 
­  Lub oil pump with cooler 
­  Spin on type lub. Oil filter 
­  Standard air cleaner with replaceable paper element 
­  Mechanical Governor 
­  Exhaust manifold 
­  24V electrical system with engine starter motor & battery  charging alternator 
­  Safety switches for High water temperature and Low Lub oil pressure and engine overspeed. 
­  24V stop solenoid – Energized to run 
­  User handbook 

B)  ALTERNATOR : 

Synchronous  Brushless  alternator  of  Stamford  /  Kirlosker  /  Crompton  make  suitable  for  continuous 
operation at 1500 RPM generating 415 Volts at 0.8 power factor (lag) suitable for 50 Hz, 3 phase, 4 wire 
system.  The alternator shall be self  excited, self regulated, foot  mounted fitted with ball and /  or roller 
bearings.    The  alternator  will  be  suitable  for  tropical  climate  and  shall  generally  conform  to 
BS:2613/IS:4722. 

The excitation system consists of an  electronic automatic voltage regulator having very fast response to 
load changes.  The salient features of the alternator are: 

­  +1.5% voltage regulation under static conditions 
­  Class “H” insulation / “F’ Class 
­  Permanently lubricated bearings 
­  10% overload allowed for one hour in every 12 hours. 

C)  MANUAL CONTROL PANEL : 

The panel is  made of 16 Gauge MS sheet.  The panel is dust and vermin proof and is powder coated to 

give long lasting finish.  The panel is equipped with following :­

19 
­  MCCB of suitable rating with overload and short circuit protection. 
­  Ammeter with selector switch 
­  Voltmeter with selector switch 
­  Frequency meter 
­  Tube Light ON/OFF switch 
­  Indicating lamps for 
­ Load on 
­ Set Running 
­  Key switch with push button for engine Start/run/stop 
­  Engine instrument  panel comprising of :­ 
­  Lub Oil pressure gauge 
­  Coolant temperature gauge 
­  Engine RPM meter 
­  Hour meter 
­  Battery voltmeter 
­  Low Lub Oil Pressure trip  LED 
­  High Coolant temperature trip LED 
­  Engine overspeed trip LED 
­  Battery charging alternator failure LED 
­  Fault annunciation with engine shutdown for: 
­ High enclosure temperature 
­ “Emergency stop” pressed 

D)  ACCESSORIES : 

AVM  PADS : 
Set of specially designed AVM Pads affixed between the engine/ alternator feet and the base frame. 

BASE FRAME : 
Heavy  duty  base  frame  of  sturdy  design  made  of  M.S.  steel  with  necessary  reinforcement  and  lifting 
arrangement. 

FUEL TANK : 
Daily service base fuel tank of sheet metal suitable for 8 hours continuous operation complete with drain 
valve, air vent, inlet and outlet connections with dip stick to measure fuel level. 

BATTERIES : 
Two Nos. battery of 24 Volts, 150 AH capacity. 

E)   D.G. SET : 

The D.G. Set must be of well reputed make supplied directly by manufacturer or his distributors with full 
guarantee. The old reconditioned , reassembled sets will not be acceptable. The supplier shall transfer all 
guarantee, insurances etc. received from manufacturer to the owner. Installation and civil works shall be 
carried out as per manufacturers drawings for such work. Supplier to mention the memo of manufacturer 
and model of D.G. Set and enclose  the manufacturers brochure of the machine if available.

20 
TECHNICAL SPECIFICATION FOR ACCOUSTIC ENCLOSURE 

The acoustic enclosure is made of 14 gauge CRC sheet.  The salient features of the acoustic enclosure are: 

Ø  The enclosure  is of modular construction with the provision to assemble and dismantle easily at 
site. 
Ø  The sheet metal components are hot dip seven tank pretreated before powder coating. 
Ø  The  enclosure  is  powder  coated  (inside  as  well  outside)  with  a  special  pure  polyester    based 
powder.  All nut and bolts/external hardware is made from stainless steel. 
Ø  There is provision for filling fuel from outside  the enclosure with locking arrangement 
Ø  External drain plugs are provided for draining Lub. Oil and diesel. 
Ø  The doors are gasketed with high quality EPDN gaskets to prevent leakage of sound 
Ø  The door handles are lockable type. 
Ø  Sound proofing of the enclosure is done with high quality rock wool/mineral wool confirming to 
IS 8183.  The rock wool is further covered with fibre glass tissue and perforated sheet. 
Ø  A special residential silencer is provided within the enclosure to reduce exhaust noise 
Ø  Specially designed attenuators are provided  to control sound at air entry and exit points. 
Ø  Adequate ventilation is provided to meet total air requirement. If required, a blower is provided to 
meet total air requirement. 
Ø  Temperature of enclosure does not exceed beyond 5°C of ambient temperature. 
Ø  The enclosure is provided with high  enclosure temperature safety trip 
Ø  There is a provision of emergency shut down from outside the enclosure. 

v  There is an arrangement  for illuminating the enclosure from inside. 

v  Noise Level is 75 dB(A)  at 3 mts  distance. 

COUPLING  & MOUNTING ARRANGEMENT : 

The engine and alternator are directly coupled by a SAE flange and mounted  through AVM pads  on a 

heavy duty steel base frame.  The arrangement ensures that there is no chance of misalignment of the DG 

Set and vibrations of the D.G. Set  are not transmitted to the base frame & to the enclosure.  The manual 

control panel is mounted on the base frame of the enclosure.  The fuel tank is mounted in the base of the 

enclosure.  The batteries are kept in a separate tray inside the enclosure. 

In case  of  AMF Panels, the control  module  (auto) is  mounted  inside the  enclosure.  The power  module 

(ATS) is supplied in a separate box, which is to be installed outside the enclosure.

21 
AMF Control Panel  (250 kva) 

The control panel is made from 16 gauge sheet steel.  The panel is dust and vermin proof and is powder 
coated to give long lasting  finish.  The panel consists of two modules as under :­ 

1)  AUTO MODULE :   This module is mounted inside the enclosure on the base frame 
of the D.G. Set and is equipped with following :­ 

­  Starting key with switch  ( for AMF relay override) 
­  Tube light ON/OFF switch 
­  Set of push button for manual operation of contactors 
­  Microprocessor based AMF controller having  20 programmable  parameter with : 
§  Master selector switch for auto/manual/test/reset/program 
§  Push button for engine start 
§  Push button for engine stop 
§  Indicating lamps for “set running” and  “ set fails to start” 
§  Continuous sensing of mains voltage 
§  Three attempts starting 
§  Auto start and changeover in case of mains failure 
§  Auto stop and changeover in case of main resumption 
§  Indication lamps for “Mains ON” and “Generator ON” 
§  Indication  with    engine  shutdown  for  Overload,  canopy  temperature  high  and 
“Emergency  Stop” pressed 
§  Digital display of generator voltage, current, frequency, battery voltage 
­  Engine instrumentation cluster consisting of 
§  Lub Oil Pressure gauge 
§  Coolant temperature gauge 
§  Engine RPM Meter 
§  Hour meter 
§  Battery Voltmeter 
§  Low Lub oil Pressure trip LED 
§  High coolant temperature LED 
§  Engine overspeed trip LED 
§  Battery charging alternator failure LED 
§  Indicating lamp for “Engine charging failure” 
­  Automatic battery charger with indicating lamp for “Charger ON” 
­  One no. DC Ammeter. 

2)  ATS  MODULE :  This module is to be installed outside the enclosure  and consists of:­ 

­  One contactor for mains 
­  One contactor for DG set interlocked with the mains contactor 
­  Set of protection fuses/MCBs 
­  Ammeter with selector switch 
­  Voltmeter with selector switch 
­  Frequency meter, Kw and Kwh meter 
­  Voltage mode selector switch 
­  Indicating lamps for “Load on DG” and “Load on mains”

22 
 TECHNICAL SPECIFICATIONS FOR SILENT D.G. SET (20 KVA) 

E)  DIESEL ENGINE : 

CUMMINS  make  water  cooled,  engine,  electric  starting  1500  RPM,  four  stroke,  four  cylinder  diesel 
engine conforming to BS:5514/BS:649/IS:10000 with 10% overloading for one hour in any twelve hours 
duration having following :­ 

­  Heavy duty radiator 
­  Radiator fan, fan drive 
­  Flywheel with housing 
­  Thermostat controlled cooling system 
­  Cooling water centrifugal pump 
­  One no. silencer – residential type 
­  Rotary fuel injection pump 
­  Fuel  pre­filter 
­  Lub oil pump with cooler 
­  Spin on type lub. Oil filter 
­  Standard air cleaner with replaceable paper element 
­  Mechanical Governor 
­  Exhaust manifold 
­  24V electrical system with engine starter motor & battery  charging alternator 
­  Safety switches for High water temperature and Low Lub oil pressure and engine overspeed. 
­  24V stop solenoid – Energized to run 
­  User handbook 

F)  ALTERNATOR : 

Synchronous  Brushless  alternator  of  Stamford  /  Kirlosker  /  Crompton  make  suitable  for  continuous 
operation at 1500 RPM generating 415 Volts at 0.8 power factor (lag) suitable for 50 Hz, 3 phase, 4 wire 
system.  The alternator shall be self  excited, self regulated, foot  mounted fitted with ball and /  or roller 
bearings.    The  alternator  will  be  suitable  for  tropical  climate  and  shall  generally  conform  to 
BS:2613/IS:4722. 

The excitation system consists of an  electronic automatic voltage regulator having very fast response to 
load changes.  The salient features of the alternator are: 

­  +1.5% voltage regulation under static conditions 
­  Class “H” insulation / “F’ Class 
­  Permanently lubricated bearings 
­  10% overload allowed for one hour in every 12 hours. 

G)  MANUAL CONTROL PANEL : 

The panel is made of 16 Gauge MS sheet.  The panel is dust and vermin proof and is powder coated to 

give long lasting finish.  The panel is equipped with following :­

23 
­  MCCB of suitable rating with overload and short circuit protection. 
­  Ammeter with selector switch 
­  Voltmeter with selector switch 
­  Frequency meter 
­  Tube Light ON/OFF switch 
­  Indicating lamps for 
­ Load on 
­ Set Running 
­  Key switch with push button for engine Start/run/stop 
­  Engine instrument  panel comprising of :­ 
­  Lub Oil pressure gauge 
­  Coolant temperature gauge 
­  Engine RPM meter 
­  Hour meter 
­  Battery voltmeter 
­  Low Lub Oil Pressure trip  LED 
­  High Coolant temperature trip LED 
­  Engine overspeed trip LED 
­  Battery charging alternator failure LED 
­  Fault annunciation with engine shutdown for: 
­ High enclosure temperature 
­ “Emergency stop” pressed 

H)  ACCESSORIES : 

AVM  PADS : 
Set of specially designed AVM Pads affixed between the engine/ alternator feet and the base frame. 

BASE FRAME : 
Heavy duty base frame of sturdy design made of M.S. steel with necessary reinforcement and lifting 
arrangement. 

FUEL TANK : 
Daily service base fuel tank of sheet metal suitable for 8 hours continuous operation complete with drain 
valve, air vent, inlet and outlet connections with dip stick to measure fuel level. 

BATTERIES : 
Two Nos. battery of 24 Volts, 150 AH capacity. 
E)   D.G. SET : 
The D.G. Set must be of well reputed make supplied directly by manufacturer or his distributors with full 
guarantee. The old reconditioned , reassembled sets will not be acceptable. The contractor shall transfer 
all guarantee, insurances etc. received from manufacturer to the owner. Installation and civil works shall 
be  carried  out  as  per  manufacturers  drawings  for  such  work.  Contractor  to  mention  the  memo  of 
manufacturer and model of D.G.Set and enclose the manufacturers brochure of the machine if available.

24 
TECHNICAL SPECIFICATION FOR ACCOUSTIC ENCLOSURE 

The acoustic enclosure is made of 14 gauge CRC sheet.  The salient features of the acoustic enclosure are: 

Ø  The enclosure  is of modular construction with the provision to assemble and dismantle easily at 
site. 
Ø  The sheet metal components are hot dip seven tank pretreated before powder coating. 
Ø  The  enclosure  is  powder  coated  (inside  as  well  outside)  with  a  special  pure  polyester    based 
powder.  All nut and bolts/external hardware is made from stainless steel. 
Ø  There is provision for filling fuel from outside  the enclosure with locking arrangement 
Ø  External drain plugs are provided for draining Lub. Oil and diesel. 
Ø  The doors are gasketed with high quality EPDN gaskets to prevent leakage of sound 
Ø  The door handles are lockable type. 
Ø  Sound proofing of the enclosure is done with high quality rock wool/mineral wool confirming to 
IS 8183.  The rock wool is further covered with fibre glass tissue and perforated sheet. 
Ø  A special residential silencer is provided within the enclosure to reduce exhaust noise 
Ø  Specially designed attenuators are provided  to control sound at air entry and exit points. 
Ø  Adequate ventilation is provided to meet total air requirement. If required, a blower is provided to 
meet total air requirement. 
Ø  Temperature of enclosure does not exceed beyond 5°C of ambient temperature. 
Ø  The enclosure is provided with high  enclosure temperature safety trip 
Ø  There is a provision of emergency shut down from outside the enclosure. 

v  There is an arrangement  for illuminating the enclosure from inside. 

v  Noise Level is 75 dB(A)  at 3 mts  distance. 

COUPLING  & MOUNTING ARRANGEMENT : 

The engine and alternator are directly coupled by a SAE flange and mounted  through AVM pads on a 

heavy duty steel base frame.  The arrangement ensures that there is no chance of misalignment of the DG 

Set and vibrations of the D.G. Set  are not transmitted to the base frame & to the enclosure.  The manual 

control panel is mounted on the base frame of the enclosure.  The fuel tank is mounted in the base of the 

enclosure.  The batteries are kept in a separate tray inside the enclosure. 

In case  of  AMF Panels, the control  module  (auto) is  mounted  inside the  enclosure.  The power  module 

(ATS) is supplied in a separate box, which is to be installed outside the enclosure.

25 
AMF Control Panel  (20 KVA) 

The control panel is made from 16 gauge sheet steel.  The panel is dust and vermin proof and is powder 
coated to give long lasting  finish.  The panel consists of two modules as under :­ 

1)  AUTO MODULE :   This module is mounted inside the enclosure on the base frame of 
the D.G. Set and is equipped with following :­ 

­  Starting key with switch  ( for AMF relay override) 
­  Tube light ON/OFF switch 
­  Set of push button for manual operation of contactors 
­  Microprocessor based AMF controller having  20 programmable  parameter with : 
§  Master selector switch for auto/manual/test/reset/program 
§  Push button for engine start 
§  Push button for engine stop 
§  Indicating lamps for “set running” and  “ set fails to start” 
§  Continuous sensing of mains voltage 
§  Three attempts starting 
§  Auto start and changeover in case of mains failure 
§  Auto stop and changeover in case of main resumption 
§  Indication lamps for “Mains ON” and “Generator ON” 
§  Indication  with    engine  shutdown  for  Overload,  canopy  temperature  high  and 
“Emergency  Stop” pressed 
§  Digital display of generator voltage, current, frequency, battery voltage 
­  Engine instrumentation cluster consisting of 
§  Lub Oil Pressure gauge 
§  Coolant temperature gauge 
§  Engine RPM Meter 
§  Hour meter 
§  Battery Voltmeter 
§  Low Lub oil Pressure trip LED 
§  High coolant temperature LED 
§  Engine overspeed trip LED 
§  Battery charging alternator failure LED 
§  Indicating lamp for “Engine charging failure” 
­  Automatic battery charger with indicating lamp for “Charger ON” 
­  One no. DC Ammeter. 

2)  ATS  MODULE :  This module is to be installed outside the enclosure  and consists of:­ 

­  One contactor for mains 
­  One contactor for DG set interlocked with the mains contactor 
­  Set of protection fuses/MCBs 
­  Ammeter with selector switch 
­  Voltmeter with selector switch 
­  Frequency meter, Kw and Kwh meter 
­  Voltage mode selector switch 
­  Indicating lamps for “Load on DG” and “Load on mains”

26 
Refer Spedial Condition 14.  Performa 
To be executed on Rs. 10/­ stamp paper 

GUARANTEE CERTIFICATE 

GUARANTEE  FOR  PROVIDING OF 250 kva & 20 KVA DG SET 

We hereby guarantee the providing of 250 kva & 20KVA , DG Set with accessories 

for  National Horticulture Boards,  Plot no.­85, SECTOR­18, Institutional Area, Gurgaon, as below: 

Building:  National Horticulture Boards, 

Location  Plot no.­85, SECTOR­18, Institutional Area, Gurgaon 

Owner:  National Horticulture Boards 

For a period of twelve (12) months from this date, the date of acceptance of the TENDER. 

We  agree  to  repair  or  replace  to  the  satisfaction  of  the  owner  any  or  all  such  work  that  may  prove 
defective  in  equipment  within  that  period,  ordinary  wear  &  tear  or  unusual  abuse  or  neglect  expected, 
together with any other of our failure to comply with the above mentioned conditions within a reasonable 
time after being pre notified in writing, we collectively and separately, do hereby authorize the owner to 
proceed  to  have  defects    repaired  and  made  good  at  our  expenses,  and  shall  bear  the  cost  and  charges 
thereof immediately upon demand 

Signed (Supplier) 
With seal, stamp 
And date

27