Videovergaderingen

Sinds de opkomst van extern en hybride werk hebben bedrijven videovergaderingen in gebruik genomen om medewerkers te verbinden – waar dan ook ze werken.

Of je nu een korte één-op-één videochat met een direct ondergeschikte wilt plannen of een grotere eind-van-de-maand videovergadering met je hele organisatie, videovergaderingssoftware is een geweldige manier om je team te laten samenwerken en contact te laten houden.

Meestal zijn videovergaderingssoftware, een sterke internet- of WiFi-verbinding en een videovergaderingsapparaat het enige wat je nodig hebt om een videovergadering te houden.

Om een succesvolle videovergadering te verzekeren, wil je dat bepaalde functies aan je behoeften voldoen wanneer je met wereldwijde teamleden samenwerkt.

Functies van videovergaderingstools moeten de volgende mogelijkheden bevatten:

• Vergaderingen opnemen om te delen met deelnemers en voor toekomstige naslag.
• Chatfunctie om vóór, tijdens en na een vergadering contact te leggen met collega's.
• Scherm delen om demonstraties te benadrukken en deelnemers te helpen je presentatie te volgen.
• Ondertitels toevoegen voor verdere duidelijkheid, inclusiviteit en toegankelijkheid voor alle deelnemers.
• Kies een achtergrond of upload je eigen versie om afleidingen te minimaliseren.
• Een knop Reacties om snel met de inhoud of discussie te interageren zonder het gesprek te verstoren.
• De deelnemerslijst bekijken en downloaden voor naslag en opvolging met deelnemers na de vergadering.

Videovergaderingstools moeten deelnemers ook kunnen laten kiezen of ze de camera of microfoon willen gebruiken.

Idealiter helpt dit soort software je ook met je presentatievaardigheden – deze vaardigheden zijn tenslotte belangrijker dan ooit in een hybride werkomgeving. Microsoft Teams heeft een functie genaamd Sprekercoach die presentators helpt om zelfverzekerder te praten in vergaderingen door richtlijnen en feedback over tempo en het gebruik van stopwoorden te geven en herinneringen om even te informeren bij de doelgroep.

Tijdens de Covid-19-pandemie sloten miljoenen bedrijven en kantoren hun fysieke ruimten en waren mensen over de hele wereld gedwongen om thuis te blijven. De impact van Covid op videovergaderingen was enorm – "werken vanaf elke locatie” veranderde vrijwel van de ene op de andere dag van een trendy bedrijfsvoordeel in een onmisbare mogelijkheid. Ineens moest bedrijven in alle sectoren leren hoe ze zich konden aanpassen.

Veel medewerkers gebruikten persoonlijke computers of leenden apparatuur van hun werkgever om hun werk te kunnen doen. Andere bedrijven gaven medewerkers een toeslag om thuiswerkapparatuur te kopen en stelden langetermijnbeleid voor thuiswerken op naarmate weken overgingen in maanden. Bedrijven omarmden tools zoals videovergaderingssoftware zodat medewerkers konden blijven samenwerken en communiceren met hun verspreide teams.

Sinds 2021 is de wereldwijde videovergaderingsmarkt USD $14,6 miljard waard, volgens Statista. Het belang van videovergaderingen tijdens Covid – en het effect daarvan op hoe we tegenwoordig zakendoen – is nog steeds te voelen op werkplekken.

De moderne hybride werkomgeving heeft videovergaderingen veranderd van een luxe in een noodzaak. Videovergaderingen bieden teams de mogelijkheid om contact te leggen en elkaar face-to-face te zien – of ze zich nu in hetzelfde kantoorgebouw of in een heel andere postcode bevinden.

Omdat medewerkers zich misschien niet in dezelfde omgeving bevinden, is het echter essentieel om een aantal best practices voor virtuele gesprekken op te stellen. Je moet bijvoorbeeld vergadernotities maken in een digitale, algemeen toegankelijke app of in een document om iedereen georganiseerd en op één lijn te houden. Het is ook essentieel dat vergaderingsdeelnemers van tevoren hun apparatuur testen en verzekeren dat deze aanstaat en werkt om technische problemen tijdens een groepsgesprek te voorkomen.

Hoewel virtuele vergaderingen soms wat extra finesse vereisen, kunnen ze een krachtige tool zijn om je organisatie te verenigen en soepel te blijven runnen.

Covid-19 en thuiswerkmogelijkheden hebben de rol van videovergaderingen in bedrijven op een grote manier veranderd. En door videovergaderingen in gebruik te nemen, kun je allerlei soorten mogelijkheden voor je organisatie ontketenen. Bijvoorbeeld:

• Je kunt je talentpool uitbreiden door buiten je onmiddellijke locatie te werven.
• Je kunt meer medewerkers werven die zijn afgestemd op het hybride werkmodel, door flexibele uren buiten het traditionele 9-tot-5 scenario mogelijk te maken.
• Reizende medewerkers kunnen betrokken en verbonden blijven met een smart device.
• Een externe of hybride werkomgeving kan medewerkers verleiden om bij je bedrijf te komen werken.

Videovergaderingen kunnen helpen je bedrijfsactiviteiten te verbeteren, terwijl ze ook de productiviteit verhogen en de gemeenschap versterken via realtime, face-to-face samenwerking.