You're juggling client requests and tight event schedules. How do you navigate the balancing act?

Para equilibrar as demandas e responsabilidades conflitantes, você pode priorizar as atividades com base na importância e impacto. Isso é fundamental manter uma comunicação transparente e proativa com clientes e colegas, explicando os desafios e buscando soluções em conjunto. Estabelecer limites saudáveis, aprendendo a dizer "não" quando necessário, é crucial para administrar suas próprias expectativas e as expectativas dos outros de forma realista. É importante monitorar constantemente sua situação, reavaliando prioridades e estratégias conforme as circunstâncias mudam. O equilíbrio é alcançado com planejamento, comunicação efetiva e autocuidado, permitindo navegar esse desafio com mais confiança e eficácia.

I've faced this recently, and surprised myself with what I was able to provide the client under tight deadlines. That said, I protected myself early by telling the client weeks prior to the event that additional changes may either incur rush fees or not be possible, to avoid any surprises. When additional requests came in, my response was always "we will see if we can incorporate this." - never making it a hard promise. I do think there is a balance between protecting yourself and trying to make things work for the client because those both become opportunities to be compensated for the rush via rush fees, and ways to wow a client who may become a repeat client.

A primeira tarefa de uma empresa de eventos é ter um bom briefing e um time de planejamento conhecedor do cliente. Saber interpretar as necessidades e dejos do cliente é o primeiro grande passo para um evento de sucesso. Com um bom briefing e um bom planejamento voce conseguirá elaborar uma boa proposta e um cronograma vencedor ao cliente.

Consistent communication is vital to planning any event especially those that have tight deadlines. Communication must outline what you are able to do, when you can do it and even when the requests are exceeding the allocated amount of time you have given to this event. Regular check-ins ensure none of this comes as a surprise. Last-minute changes may or may not be possible. Either way, that needs to be communicated to the client and outline why it cannot. If it can, and it is beyond what you allocated, explain to the customer the additional cost to do it as event planning is not an unlimited access to time and effort.

Um bom cronograma garante um evento conforme planejado e diminue os riscos. Alinhe o crono com seu cliente e explique que cromograma é feito para se cumprir e uma vez alinhado e aprovado, todas as partes devem seguir. Um bom check-list pré evento é uma ferramenta de suporte essencial para os produtores e clientes, onde podem conferir junto com o tempos e movimentos o passo a passo do evento.

O bom time de produção é aquele que cuidou de todos os pontos e planejou todas as ações e suas possiveis intercorrencias. Uma vez que o tiem já sabe o plano A, B, C etc... todos estão aptos a atender uma demanda ou gerenciar uma crise não prevista com todo seu conhecimento e atenção. Se voce não esta preparado para o inesperado, seu evento corre sérios riscos.

One thing I tell my team often is that we have everything we need to be successful. I say that because planning is not left up to one person. We must delegate between our team and even between vendors to ensure no one person is feeling all of the workload. Having a single point of failure for any event is a sign of a organization that is unwilling to let go of control and you want to avoid them at all cost.

Sempre alinho com nossos times de produção que o produtor master/executivo do projeto, durante a execuçõ, em campo, não pode ter nenhuma tarefa, ele precisa ter um time habilidoso em que ele confia e saber delegar e estar disponível para ajudar todos quando necessário. Alguem no time precisa olhar 360o. todas as atividades e ter a certeza de que a elas se conectam e atendem o planejamento inciial, e esta pessoa é o produtor executivo.

Time is one of the most valuable resources in event production, and managing it effectively is critical to the success of the event. If time is not used wisely, or if there is a lack of organization, the entire event could be at risk. To avoid this, create a clear and efficient schedule, ensuring that all tasks and movements are well-coordinated. Break the event down into phases, assign deadlines for each task, and use project management tools to track progress. Make sure the entire team is aligned and working towards the same timeline. If you notice time is being mismanaged, take immediate action to correct course and keep things on track. Prioritizing tasks based on urgency and importance is key to ensuring all critical elements on time.

O tempo é um recurso valioso dentro de um evento, se voce não souber aproveita-lo, ou pior, se não conseguir organizar para que o tempo não seja disperdiçado, seu evento esta em risco. Garanta um cronograma e um tempoe e movimentos claro e eficiente, coloque todos do time na mesma página e se percerber que o recurso esta sendo mal aproveitado, mude imediatamente o rumo das ações.

Beyond adapting and overcoming, I think many event professionals move too fast to the next shiny thing (project) and don’t give themselves the permission (or time) to even process their feelings and emotions. It’s insanity most of the time, and burn out is highly likely in this profession, so you need the mindset and tools of a marathon runner! Feeling my emotions and resting are the most valuable resilience tools in my kit. It seems counter productive but has actually created even more time, clarity and focus before I dive back into the next big project. Embracing change and adapting are vital, but allowing our humanness to surface is what most are missing!