You're leading a virtual team meeting. How do you engage all members for active participation?

- Set the rules and announce the agenda including breaks. - Stick to the topic, allow discussions, coordinate out-of-the-topic discussions and return people to the main agenda and park the rest. - Keep the positive open atmosphere and friendly environment. - Always have outcomes and action items assigned.

Definir antecipadamente o que será falado é o primeiro passo para uma reunião mais rápida e produtiva. Após essa definição, é interessante saber quem serão os expectadores e quem realmente precisaram falar. Isso deixa claro para as partes, quem só precisa saber o que será decidido e quem precisar mostrar seu posicionamento através de fatos e dados.

La participación activa se logra contactando a cada participante, si es que el número de los mismos lo permite, y consultándole acerca del tema en cuestión, solicitando sugerencias si las tiene, o simplemente su punto de vista. Estas sugerencias deben ser valoradas e incorporadas en un resumen de dicha reunión, sean utilizadas posteriormente o no. Esto da la relación de pertenencia necesaria. Si la cantidad de participantes es muy concurrida, lo mismo valdrá entonces para un grupo de sus participantes que harán de "delegados" de un grupo. En las siguientes reuniones el grupo cambiará de "delegado", por lo que finalmente todos tendrán participación directa.

En primer lugar, definiremos el objetivo de dicha reunión, puede ser sobre muchísimos temas, imaginemos que su objetivo es : Mejorar la Calidad del servicio al cliente. Formato: #Videoconferencia Realizaríamos una breve exposicion de los aspectos a considerar, teniendo en cuenta el feedback recibido por los clientes. Si ponemos como ejemplo un servicio bancario relativo al recibo de una notificación previa por parte del banco sobre cuando se llega al límite monetario contratado en un TPV establecido por el banco, podemos solicitar las opiniones del equipo, sobre : el tiempo necesario establecido con antelación para que al cliente le resulte operativo, la forma de comunicarlo, la indicación en el sistema operativo, etc...

Entender qual o desafio e seu contexto é fundamental para explorar e definir as expectativas e contribuição das pessoas. Pode ser um desafio simples ou mais complexo, entender o nível do desafio determinará o que precisa ser feito e esperado dos membros da equipe. Perguntas: Qual a intenção, quais são resultados esperados, qual o fluxo da experiência (agenda), quem são as pessoas que vão participar (papéis), quais são os acordos da equipe e, tempo disponível? É preciso entender onde se quer chegar, o contexto das pessoas para adaptar a facilitação da melhor forma, saber qual será o ambiente virtual (plataforma ou ferramentas), se existe alguma restrição ou particularidade e, finalmente o tempo disponível para se trabalhar nos desafios.

Como líder considero fundamental garantir que todos os membros da equipe se sintam envolvidos e participem ativamente, adoto várias estratégias para maximizar a colaboração de todos: Em uma reunião virtual, me certifico com antecedência se todos receberam o convite da reunião com detalhamento das pautas a serem discutidas para que estejam alinhados no mesmo objetivo. Solicito que todos estejam com as câmeras ligadas para um melhor envolvimento. Incentivo a participação dos membros do time para que possam se sentir confortáveis para interagir de forma sincera e que expressem suas opiniões e busco o feedback Contínuo dessas reuniões para que eu possa ajustar minha abordagem e a garantir que as reuniões futuras sejam ainda mais eficazes.

Primero: Establecer un propósito, un objetivo, para que nos reunimos? de tal forma que desde el inicio las horas y trabajos invertidos futuros tienen una justificación previamente seteada.

Definir uma Agenda Clara: Envie a pauta da reunião com antecedência para que todos possam se preparar. Deixe claro os pontos que serão discutidos e os resultados esperados.

Es genial elegir el rompehielo con algo que permita al equipo crear un ambiente de confianza. Si ya se conocen, se pueden hacer juegos cortos con preguntas que permitan conocerse más: 1. Hobbies 2. Serie favorita 3 Género musical, 4. Anécdota divertida para compartir. 5. Un logro de la semana.

I prefer to call them "connection activities" or "relational warm ups" as it is much more indicative of their purpose. Our brains will collaborate better and be more open we feel in connection with others. You wouldn't run a race without warming up would you?

Interessante iniciar a reunião com um Check-In que pode ser individual, em duplas ou trios dependendo do tamanho da equipe - analisar as ferramentas virtuais disponíveis e mais apropriadas para o desafio da equipe. Perguntas: 1.Como estou chegando para essa reunião? (humor, intenção: ansiedade, curiosidade, entusiasmo, senso contribuição, etc ) 2.Qual é a expectativa? (o que eu espero, o que vai acontecer?) 3.Como posso contribuir? (o que eu conheço que posso usar para esse desafio?) Após o Check-in estabelecer e alinhar os acordos e expectativas e o facilitador precisará explicar como as coisas funcionarão, o que precisa ser feito, objetivos compartilhados e que é esperada a participação de todos com seus insights, habilidades, etc

Cómo #rompehielos se pueden utilizar dinámicas de grupo, que a su vez pueden servir para mejorar la autoestima de los miembros del mismo, siempre que se hayan conocido previamente, por ejemplo, escribir dos cualidades/ habilidades de nuestros compañeros de equipo. Con ello lograremos reforzar la cohesión del equipo Formatos: #Videoconferencia #chat grupal #Foro

Comece com uma Dinâmica de Quebra-Gelo: Inicie a reunião com uma breve atividade de quebra-gelo para deixar os participantes à vontade. Isso ajuda a criar um ambiente mais descontraído e aberto à interação.

L'une des méthodes les plus simples est d'utiliser les émojis de la météo. Chaque participant choisit un émoji qui représente son état d'esprit actuel. Par exemple, un ☀️ pour un état d'esprit ensoleillé, un 🌧️ pour un sentiment de lourdeur, ou un 🌩️ pour un sentiment de stress ou de tension. Ce format est rapide et facile, et permet à chacun de s'exprimer de manière concise.

Geralmente focar em um assunto divertido que seja comum a todos e conforme o comportamento do time é uma estratégia interessante. Se for um one-a-one é interessante conhecer algumas informações privadas sobre o outro para que a conversa tenha um início de acolhimento.

It is important to allow the space and environment for interaction. I often use pause moments for the team to reflect, question and / or comment. Also, not be afraid of 'silence' as a nudge to invite input. Sometimes it might also be useful to send ahead questions for reflection before the team meets together, so that they could prepare and collect their thoughts.

Fomentar el diálogo es vital para lograr que todos aporten a la reunión. Técnicas como el debate pueden ser útiles . Otra herramienta útil que me ha servido son los 6 sombreros de bono, como cada quien tiene un color de sombrero está implícitamente obligado a dar su opinión. Últimamente poner buzzes verdes y rojos para cada participante y así saber si están de acuerdo o no, generan atención plena.

Rodadas de Participação: Durante a reunião, faça perguntas abertas e peça que todos compartilhem suas opiniões, passando a palavra sistematicamente para que ninguém fique de fora.

Enfatizar que o momento da reunião é reconhecido e considerado como uma grande oportunidade para que a equipe traga insights, ideias e compartilhe conhecimento e experiências que ajudem a resolver os desafios reais. Cada pessoa irá contribuir com o seu melhor e com os recursos que tem disponível - cada nova perspectiva deverá ser ouvida e analisada sem julgamento. Boas perguntas abrem portas para novas descobertas. Transformar os desafios em boas perguntas é um excelente caminho para atingir objetivos compartilhados.

Pour enrichir la discussion en groupe, je te recommande d'utiliser la méthode ORID (Objectif, Réflexion, Interprétation, Décision). Cette approche permet de structurer les échanges de manière à éviter les dialogues "one-to-one" entre le facilitateur et les participants. Elle favorise une conversation collective où chacun est invité à partager ses idées et à contribuer activement, ce qui renforce la cohésion et l'engagement du groupe.

Fazer uma pausa por alguns segundos para que seja possível a manifestação de alguém após uma explanação. Em um time mais tímido ou ainda sem envolvimento é interessante conhecer características de perfil do time que você deseja engajar.

Planning ahead to know when you will want feedback is important. Giving a quick verbal outline of the meeting at the top including when you would like feedback or group interaction around a topic or brainstorming session gives everyone a heads up. This cues the more shy participants to prepare for the impending interaction while also signaling to the very talkative to not dominate the time because you want to hear from everyone. In addition to having an interaction outline in mind, try to keep a steady rhythm of interaction and provided content as opposed to delegating all interaction to a Q&A at the end. This will better keep people engaged and (more importantly) give regular feedback cues to how engaging you are being.

✍🏼Algo que me ha funcionado para #FomentarElDialogo en reuniones virtuales es realizar 1. Rondas de opiniones rápidas de 30 segundos para que compartan una idea 💡 o comentario y 2. El uso de #PreguntasAbiertas que detonen la creatividad respecto del tema que se está analizando 🙌🏼😃

Tomaremos como ejemplo el #objetivo de la reunión : 💡Nuevos productos/servicios para ofrecer a los clientes. Realizaríamos dos equipos, en caso de que el grupo fuera de 10-16 personas. En cada equipo realizaríamos una dinámica de #brainstorming, con la finalidad de obtener dos ideas sobre las que trabajar en cada uno de los equipos. Estás dos ideas seleccionadas en cada equipo, que previamente habrán tenido que razonar y justificar, serán presentadas y discutidas por todos los miembros, para al final poder desarrollar y poner en marcha la/s más adecuadas, fomentando la implicación de todos los miembros así como la mejora/s de la idea/s con la opinión del grupo. Win-Win dentro del equipo. Formato: #chat #foroequipos #videoconferencia

Some ways to encourage active participation can be through the use of gaming or questionnaires throughout the presentation. I believe when individuals are presented with material that possesses relatability, they will be more inclined to participate. JamBoard or Padlet are practical collaborative tools to facilitate communication between individuals engaging in the presentation.

En mi experiencia me ha dado resultados el uso de Kahoot para las respuestas durante la reunión y sobre pedir constantemente apoyo a los asistentes. Alguno lee, otro escribe notas en un pizarrón virtual etc. Una que otra imagen tipo meme para reírse un poco devuelve la atención.

Ferramentas Interativas: Utilize enquetes, quadros colaborativos ou recursos como o “levantar a mão” para incentivar a participação e tornar a reunião mais dinâmica.

Les métaphores visuelles ont un pouvoir incroyable pour maintenir l'engagement et la cohésion au sein de l'équipe. En créant des images qui capturent des idées complexes de manière simple et évocatrice, on permet à chacun de "voir" le même concept, facilitant ainsi la compréhension et l'alignement. Donner à voir, c’est permettre de mieux agir ensemble : lorsque les idées sont claires et visuelles, il devient plus facile pour chaque membre de l’équipe de se projeter, de contribuer activement et de collaborer efficacement vers un objectif commun.

Entre as plataformas e ferramentas visuais até o momento as mais efetivas tem sido os quadros que podem ser compartilhados entre usuários e que todos possam manifestar suas opiniões e criatividade, tais quais miro, slice, easyretro, figma, notion, trello, e etc.

✅ El uso de #visualizaciones ayuda de forma potente a captar la atención 👀 Herramientas 🧰 como 1. Pizarras digitales para construir, 2. Infografías 3. Gráficos 4. Mapas mentales 5. Sketchnote.

Empoderar através de responsabilidades e colocar membros como líderes de seus resultados considero uma excelente estratégia de engajamento, pois cada um assimila seu pertencimento e participação em atingir o resultado.

Dê responsabilidades a diferentes membros da equipe, como moderador, anotador ou gestor do tempo. Isso aumenta o engajamento e a sensação de importância.

✳️ Me ha funcionado no solo nombrar #roles sino hacer que dichos roles roten. 🌀 🔰 Definir diversos #líderesdeproyectos para potenciar el liderazgo dentro de las reuniones.

Agenda Clara e Partilhada: - Antes da reunião, enviei a agenda detalhada para que todos saibam os tópicos que serão discutidos. Isso permite que cada membro se prepare e traga suas contribuições. Rodadas de Opinião: - Em cada tópico da agenda, faremos uma rodada de opiniões. Vou chamar cada um pelo nome para garantir que todos tenham a chance de falar. Se preferirem, podem levantar a mão virtualmente para indicar que têm algo a acrescentar. Sempre se mostrar ansioso para ouvir as contribuições de todos. Lembrem-se, a diversidade de ideias é o que nos faz fortes e inovadores. Quando abrimos a mente para enxergar a visão do outro, conseguimos pensar fora da caixa.

À la fin de chaque réunion, il est essentiel de prendre de la hauteur pour réfléchir sur ce qui s’est bien passé et ce qui peut être amélioré. Utiliser un ROTI (Return On Time Invested) est une excellente manière de recueillir des feedbacks rapides et concrets de l'équipe. Cette boucle de rétroaction permet d’identifier ce qui a apporté de la valeur et ce qui pourrait être optimisé, renforçant ainsi l’efficacité des futures rencontres. En créant un espace où chaque membre peut s’exprimer, on améliore continuellement le fonctionnement de l’équipe et on s’assure que le temps de chacun est bien investi.