Este artigo é destinado aos administradores. Para compartilhar a própria agenda, consulte Compartilhar sua agenda com alguém.
Por ser administrador, você controle as informações da agenda que as pessoas na sua organização podem compartilhar com usuários externos. Você também pode definir o nível padrão de compartilhamento para os usuários na sua organização.
Depois que você limitar o compartilhamento externo na sua organização, os usuários não poderão exceder esses limites ao compartilhar eventos individuais. Por exemplo, se você limitar o compartilhamento externo da sua organização a informações de disponibilidade e uma agenda for compartilhada, os eventos só vão aparecer como “ocupado”.
Dica: os usuários externos de dispositivos móveis que sincronizaram eventos anteriormente podem continuar vendo detalhes restritos. Revogue esse acesso excluindo os dados do dispositivo permanentemente e fazendo uma nova sincronização.
Decidir o que os usuários podem compartilhar
Você pode compartilhar as agendas da sua organização com o público, mas não com um domínio externo específico. Os usuários podem escolher como querem compartilhar as agendas com outras pessoas na mesma organização.
Observação: os superadministradores e administradores com a permissão Gerenciamento do hardware do Google Meet podem ver todos os detalhes de eventos nas agendas dos usuários, mesmo se elas não forem compartilhadas.
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No Admin Console, acesse Menu
Apps
Google Workspace
- Clique em Configurações de compartilhamento.
- (Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, na lateral, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado). Mostrar como
As configurações do grupo substituem as unidades organizacionais. Saiba mais
- Na seção Opções de compartilhamento externo, escolha como os usuários poderão compartilhar agendas com pessoas fora da sua organização.
Se você diminuir o nível do compartilhamento externo, as pessoas fora da sua organização talvez percam o acesso às agendas que podiam visualizar.- Somente informações de disponibilidade (ocultar detalhes do evento): veja quando sua agenda está reservada e quando tem tempo livre, mas não os nomes ou outros detalhes dos eventos.
- Compartilhar todas as informações sem que usuários externos possam alterar agendas: veja detalhes de todos os eventos, exceto dos marcados como particulares.
- Encontre a configuração de fuso horário da agenda.
- Inscreva-se para receber alertas por e-mail quando eventos forem criados, alterados, cancelados, respondidos ou a data de um evento estiver se aproximando.
- Compartilhar todas as informações e permitir que usuários externos alterem agendas: veja detalhes de todos os eventos, inclusive dos particulares.
- Adicione e edite eventos.
- Restaure ou exclua permanentemente eventos da lixeira da agenda.
- Encontre a configuração de fuso horário da agenda.
- Inscreva-se para receber alertas por e-mail quando eventos forem criados, alterados, cancelados, respondidos ou a data de um evento estiver se aproximando.
- Compartilhar todas as informações e permitir o gerenciamento de agendas: veja detalhes de todos os eventos, inclusive dos particulares.
- Adicione e edite eventos.
- Restaure ou exclua permanentemente eventos da lixeira da agenda.
- Encontre a configuração de fuso horário da agenda.
- Altere as configurações de compartilhamento.
- Inscreva-se para receber alertas por e-mail quando eventos forem criados, alterados, cancelados, respondidos ou a data de um evento estiver se aproximando.
- Exclua a agenda permanentemente.
- (Opcional) Para definir as opções de compartilhamento externo de agendas secundárias criadas pelos usuários, acesse Google Workspace
Você verá as mesmas opções disponíveis nas agendas principais. No entanto, não é possível definir essas opções para unidades organizacionais específicas.
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Clique em Salvar. Ou clique em Substituir em unidade organizacional.
Para restaurar depois o valor herdado, clique em Herdar (ou Cancelar configuração para um grupo).
As alterações podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais
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No Admin Console, acesse Menu
- Clique em Configurações de compartilhamento.
- Na seção Opções de compartilhamento interno para agendas principais, escolha como as agendas dos seus usuários serão compartilhadas por padrão com outras pessoas na organização.
Quando você alterar o nível de compartilhamento interno, a alteração será aplicada às agendas novas e às existentes se o usuário não tiver personalizado as configurações da agenda.- Sem compartilhamento: as agendas não são compartilhadas, a menos que os usuários compartilhem as próprias agendas. Os usuários do app para dispositivos móveis não podem utilizar o recurso "Encontrar um horário".
- Somente informações de disponibilidade (ocultar detalhes do evento): apenas as informações disponível/ocupado são mostradas.
- Compartilhar todas as informações: todas as informações são públicas, a menos que os usuários alterem as próprias configurações. Os usuários também podem transformar eventos específicos em eventos particulares.
- Clique em Salvar.
As alterações podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais
(Avançado) Usar a API para atualizar o compartilhamento interno das agendas
Você pode alterar as opções de compartilhamento interno usando APIs para modificar o nível padrão. Para atualizar agendas:
- Recupere e analise a lista de todos os seus usuários. Veja as etapas na API Directory.
- Atualize as Listas de controle de acesso das agendas. Veja as etapas na API Google Calendar.
Ajudar seus usuários
Caso seus usuários não saibam por que não podem compartilhar com qualquer pessoa ou queiram saber mais sobre como tornar uma agenda pública, recomende estes artigos:
