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Priorizar Tareas “El mayor riesgo para la productividad es siempre el mismo: trabajar en algo equivocado”. - James Clear Mi rutina diaria arranca definiendo cada mañana 3 actividades clave que debo realizar durante el día. La cantidad es importante: definir dos o tres elementos clave que tendrán un impacto relevante en mis resultados y llevarlos a cabo hará la diferencia en mi desempeño. Priorizar con una mentalidad estratégica de largo plazo y no permitir que los mensajes instantáneos o los correos sean los que dirijan mis acciones. Una reflexión semanal, usualmente los domingos por la noche, para definir las metas generales de la semana me da la perspectiva para organizar el resto de las actividades diarias.

Arrancar mis actividades con un espacio ordenado y limpio me produce un efecto sicológico de tranquilidad y me prepara para arrancar el día. Tener cada cosa en su lugar fomenta la productividad. Esto no solo a nivel de espacio físico sino también en las pantallas de mis aparatos electrónicos: tener agrupados los elementos por temas y poder acceder rápidamente a los apps y documentos más importantes incrementa mi productividad. Cerrar el día dejando mi espacio limpio y en orden es un ritual que me ayuda a cerrar el día laboral y genera un sentimiento de logro.

Mis dispositivos electrónicos viven en “modo silencio”. Tome la decisión de no recibir notificaciones de ninguna aplicación y soy yo el que decide cuando revisarlas. Mi equipo sabe que no atenderé emergencias por correo o por un servicio de mensajería. No recibir constantes notificaciones me permite disponer de periodos de tiempo sin interrupciones y hacer trabajo efectivo, sin caer en “multitasking”. Otro beneficio es el respeto hacia mis interlocutores: atender reuniones enfocado, sin estar pendiente de los aparatos. Finalmente, cuando estoy presentando que las computadoras no tengan las notificaciones activadas evita sufrir la vergüenza de ver notificaciones sensibles aparecer en nuestras pantallas.

He usado varias herramientas para monitorear el tiempo en la PC y el teléfono, al final desistí de ellas, mi mejor herramienta es desarrollar hábitos personales que me permitan gestionar mi tiempo: delimitar mi tiempo en la computadora de las 8 a las 5 PM; respetar mi hora de almuerzo y no usar aparatos electrónicos en la mesa; no hacer “multitasking” una tarea a la vez; regresar a lo analógico, usar un cuaderno para tomar notas y para hacer resúmenes; ver menos TV, leer más.

Más que una práctica, una actitud de vida: ser intencional en lo que haces. Estar consciente de lo que voy a hacer, porque lo voy a hacer, que espero de esto. Por ejemplo, participar en una reunión de trabajo enfocado apreciar el comportamiento de mis interlocutores: cómo actúan, sus gestos, su lenguaje no verbal; escuchar para entender, no para responder. Aprender de sus aciertos y sus errores. Como en el “mindfulness”, es estar allí con un propósito, consiente de mis intenciones.

Professionals can enhance productivity and deliver exceptional results by creating a structured work environment, setting clear priorities, and implementing time management techniques. Prioritizing tasks, delegating effectively, and minimizing interruptions are essential to optimize focus. Incorporating short breaks and mindfulness practices can help prevent burnout and maintain mental clarity. A balanced approach to work and personal life is crucial for long-term success in this demanding field.