Sistem Penggajian pada Sektor Publik

(Studi Kasus pada Dinas Pendidikan Kota Malang)

Aresty Caesar Delanty SAR

[email protected]

Pembimbing : Dr. Ari Kamayanti., SE., MM., Ak.

Universitas Brawijaya Malang
Jl. Veteran, Malang

ABSTRACT
Economic sector in Indonesia increasingly shows development and progress
particularly on the management and supervision occurred in economic activities.
This development results in the advancement of the management and quality of
accounting information system. Accounting information system is essential not
only for the private sector, but also the public sector in to transform economic
data into the accounting information which supports the implementation of the
payroll system. The system is designed to handle payroll calculation and payment
of salaries to civil servants, particularly in the education department. Department
of Education is an organization which plays a role in dedicating their services
particularly in the field of education toward the community, thus the education
department requires information system for performing their activities effectively
and efficiently. This study was conducted at the Department of Education of
Malang City which has the purpose to understand the payroll system were
implemented, the Department of Education of Malang City. Case study approach
used in this study through interview, direct observation, documentation, and
related literature on payroll system. The results of this study indicate that the
payroll system is applied to the Department of Education Malang is good enough
and are in compliance with applicable regulations, but there are still some
drawbacks, namely, the lack of standard operating procedure (SOP) and there is
still some work that is done manually. Therefore, researchers are trying to provide
suggestions that may be useful in improving the payroll system at the Department
of Education of Malang City.

Keywords: Information System, Accounting, Payroll System

1. Latar Belakang
Perkembangan ekonomi di Indonesia yang terjadi saat ini, menjadikan
sistem informasi akuntansi sebagai suatu keharusan, karena sangatlah penting
dalam pengambilan keputusan alokasi sumber daya fisik dan unsur - unsur untuk
mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi
dapat membantu kegiatan pokok tidak hanya pada sektor privat tapi juga pada
sektor publik yang dirancang oleh beberapa sistem akuntansi, salah satunya sistem
penggajian. Oleh karena itu, sektor publik membutuhkan sistem informasi

1
 2

akuntansi untuk membantu pelayanan publik pada masyarakat agar lebih efektif
dan efisien.
Sistem penggajian merupakan salah satu kegiatan pokok sistem informasi
akuntansi yang dirancang untuk menangani perhitungan gaji dan pembayaran
pada pegawai. Sistem penggajian sektor publik dilakukan dengan adanya campur
tangan dari pemerintah, sehingga diharuskan bagi sektor publik untuk mematuhi
peraturan pemerintah mengenai sistem penggajian. Penggunaan sistem penggajian
yang baik, memerlukan pegawai untuk menangani perhitungan gaji dan menerima
gaji sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu faktor penentu dalam
kegiatan sistem penggajian sektor publik dan mempunyai andil besar di dalam
pencapaian suatu kinerja. Sumber daya manusia diartikan sebagai pegawai
pengelola dan pelaksana yang dipercaya dalam melaksanakan tugas maupun
kegiatan yang berkaitan di dalam sektor publik. Berbicara mengenai pegawai,
sebenarnya dapat dilihat dari dua aspek yaitu aspek kuantitas dan aspek kualitas.
Aspek kuantitas mencakup jumlah pegawai yang diperlukan, sedangkan aspek
kualitas mencakup kemampuan pegawai baik fisik maupun non fisik atau
kecerdasan dan mental dalam melakukan pekerjaan. Sehingga membutuhkan
usaha yang terus-menerus untuk mencari, memilih, dan melatih calon pegawai
atau pegawai. Sebaliknya, pegawai membutuhkan sektor publik sebagai tempat
bekerja untuk mencari nafkah dan memenuhi kebutuhan hidupnya. Oleh
karenanya, pegawai berhak untuk mendapatkan gaji yang sesuai dengan kualitas
kinerjanya.
Sehubungan mengenai gaji, terdapat beberapa hal yang perlu diketahui
salah satunya adalah gaji yang merupakan bentuk kompensasi atas prestasi
pegawai yang bersifat finansial dan menimbulkan kepuasan kerja, serta diberikan
pemberi kerja pada pegawai berkenaan dengan penggunaan tenaga manusia.
Sehingga dengan munculnya kepuasan kerja dari pegawai, dapat meningkatkan
motivasi dalam bekerja dan kualitas kinerja setiap pegawai.
Pada umumnya bagian penggajian merancang dan mengadministrasikan
gaji pegawai, dan memerlukan suatu sistem penggajian yang baik. Pengembangan
sistem penggajian merupakan salah satu cara yang ditempuh dalam pengelolaan
sumber daya manusia yang dimiliki khususnya oleh sektor publik. Penggajian
perlu dikelola secara profesional dan baik untuk menghindari terjadinya suatu
manipulasi gaji oleh pihak-pihak tertentu dan pengelolaan gaji yang tidak sesuai
dengan prosedur yang menimbulkan penurunan produktivitas pegawai. Fakta
yang dapat ditemui adalah sikap protes pegawai mengenai kesalahan jumlah gaji,
akibat kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh bagian penggajian. Oleh
karenanya, sistem penggajian yang baik sangat diperlukan untuk mengurangi
kesalahan yang terjadi terulang kembali.
Dinas Pendidikan Kota Malang merupakan salah satu organisasi sektor
publik yang dibentuk untuk melayani masyarakat dalam bidang pendidikan. Dinas
Pendidikan memiliki jumlah pegawai yang tinggi untuk melayani masyarakat
setiap harinya. Jumlah pegawai pada Dinas Pendidikan hampir mencapai 5000
(lima ribu) pegawai, yang tersebar pada kantor Dinas Pendidikan dan sekolah-
sekolah di Kota Malang. Tingginya jumlah pegawai pada Dinas pendidikan
mengakibatkan pengeluaran belanja pegawai mengalami peningkatan.
Peningkatan belanja pegawai, terlihat dengan adanya gaji yang dikeluarkan setiap
 3

bulan dan kenaikan gaji tahun 2014 untuk Pegawai Negeri Sipil (PNS) sesuai
dengan Peraturan Pemerintah nomor 34 tahun 2014 mengenai “Gaji Pegawai
Negeri Sipil”. Bagi Dinas Pendidikan Kota Malang yang memiliki jumlah
pegawai paling tinggi di Jawa Timur, tentunya masalah penggajian ini akan
menjadi salah satu prioritas utama. Penggajian pada Dinas Pendidikan tergolong
cukup rumit, karena belanja gaji yang dikeluarkan tidak hanya untuk menggaji
pegawai yang bekerja di kantor Dinas Pendidikan tapi juga guru-guru yang
bekerja di setiap sekolah. Oleh karena itu, Dinas Pendidikan membutuhkan sistem
penggajian yang baik dalam pengelolaan gaji yang dilakukan, agar tidak terjadi
kesalahan dalam pemberian gaji pegawai dan sesuai dengan peraturan yang
berlaku. Suatu sistem penggajian yang baik dapat mencegah pula terjadinya
penyelewengan dan tindak kecurangan-kecurangan yang merugikan, serta
penerapan sistem penggajian secara baik diharapkan dapat meningkatkan kinerja
pegawai.
Atas dasar pemikiran tersebut dan pentingnya sistem dalam setiap kegiatan
operasional khususnya pada penggajian yang dilakukan pada setiap organisasi
sektor publik, peneliti terdorong untuk melakukan penelitian tentang sistem
penggajian pada Dinas Pendidikan Kota Malang. Oleh karena itu, peneliti
mengambil judul “ Sistem Penggajian pada Sektor Publik (Studi Kasus Dinas
Pendidikan Kota Malang)”.

2. Tinjauan Pustaka
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Pengertian
Menurut Mulyadi (2008:3), sistem informasi akuntansi adalah
organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian
rupa untuk menyajikan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan
menurut Bastian (2007:4), sistem informasi akuntansi merupakan
pembagian kekuasaan dalam organisasi Pemerintah Daerah melalui
pemrosesan data keuangan, mulai dari catatan akuntansi sampai dengan
penyajian informasi dalam laporan keuangan. Perancangan sistem
pengolahan informasi diintegrasikan untuk mengelola informasi akuntansi
dan perancangan berbagai unsur pengendalian internal dilekatkan dalam
sistem pengelolaan informasi yang digunakan.
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2008:19) menyatakan tujuan sistem informasi
akuntansi, yaitu :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur
informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengawasan dan pengendalian internal, yaitu
menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya clerikal dalam penyelesaian catatan akuntansi.
 4

Menurut Bastian (2007:1), tujuan sistem informasi akuntansi yaitu :

1. Untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien dan efektif.
2. Untuk pengambilan keputusan alokasi sumber daya ekonomis.
3. Untuk memenuhi kebutuhan manajemen dan pengambil keputusan
ekonomi yang lain agar memungkinkan mereka mengalokasikan
berbagai sumber daya ekonomis pemerintah daerah secara efisien dan
efektif.
4. Untuk bendaharawan memahami sistem akuntansi Pemerintah Daerah
sebelum mengaudit, dan juga kepada para akademisi yang mungkin
tertarik untuk mengembangkan sistem ini lebih lanjut.
2.2 Sistem Penggajian pada Perusahaan
Pengertian
Sistem penggajian menurut Mulyadi (2008:373), merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh pegawai yang
mempunyai jenjang jabatan manajer. Sedangkan menurut UU No. 40
tahun 2004 pasal 1, gaji adalah hak pegawai yang diterima dan dinyatakan
dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pemberi kerja kepada pegawai
ditetapkan dan dibayar menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau
peraturan perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pegawai dan
keluarganya atas suatu pekerjaan dan / atau jasa yang telah atau akan
dilakukan.
Informasi yang Diperlukan
Menurut Mulyadi (2008:374) adalah :
1. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode
akuntansi tertentu.
2. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban
selama periode akuntansi tertentu.
3. Jumlah gaji yang diterima setiap pegawai selama periode akuntansi
tertetu.
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan
setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2008:378) dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi penggajian adalah:
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.
b. Kartu jam hadir.
c. Kartu jam kerja.
d. Daftar gaji dan daftar upah.
e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah.
f. Surat pernyataan gaji dan surat pernyataan upah.
g. Amplop gaji dan upah.
h. Bukti kas keluar.
Mulyadi (2008:386) Catatan akuntansi yang digunakan dalam
pencatatan gaji antara lain:
a. Jurnal umum
 5

Dalam pencatatan gaji, jurnal umum digunakan untuk mencatat

distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap departemen dalam
perusahaan.
b. Kartu harga pokok produk
Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
digunakan untuk pesanan tertentu.
c. Kartu biaya
Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan
biaya tenaga kerja non produksi tiap departemen dalam perusahaan.
d. Kartu penghasilan karyawan
Digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya
yang diterima oleh setiap karyawan.
Fungsi yang Terkait
Menurut Mulyadi (2008:382) sebagai berikut :
1. Fungsi kepegawaian.
2. Fungsi pencatat waktu.
3. Fungsi pembuat daftar gaji.
4. Fungsi akuntansi.
5. Fungsi keuangan.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Menurut Mulyadi (2008:385) yaitu :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji.
3. Prosedur distribusi biaya gaji.
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
5. Prosedur pembayaran gaji.
Unsur Pengendalian Internal
Menurut menurut Mulyadi (2008:385) sebagai berikut :
1. Organisasi.
2. Sistem otorisasi.
3. Prosedur pencatatan.
4. Praktik yang sehat.
2.3 Pengelolaan Keuangan Daerah
Pengertian
Menurut PP No. 58 Tahun 2005 tentang “Pengelolaan Keuangan
Daerah” adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi perencanaan,
pelaksanaan, penatausahaan, pelaporan, pertanggungjawaban, dan
pengawasan keuangan daerah. Pengelolaan keuangan daerah dilaksanakan
dalam suatu sistem yang terintegrasi yang diwujudkan dalam Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) yang setiap tahun ditetapkan
dengan peraturan daerah.
Organisasi Pengelolaan Keuangan Daerah
Organisasi pengelolaan keuangan daerah, menurut PP No. 58
Tahun 2005 pasal 5 hingga 11 mengenai “Pengelolaan Keuangan Daerah”
mengatur mengenai kekuasaan pengelolaan keuangan daerah yaitu :
 6

Gambar 2.1
Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Daerah
KEPALA DAERAH
(Pemegang Kekuasaan Pengelolaan KEUDA)

SKRETARIS DAERAH
(Koordinator Pengelolaan KEUDA)

Pengguna Anggaran PPKD Selaku BUD

(Kepala SKPD) (Kepala BPKAD)

Kuasa BUD
Bendahara Kuasa PA

PPTK PPK-SKPD

Sumber : PP No. 58 Tahun 2005 tentang “Pengelolaan Keuangan Daerah”.

Keterangan :

1. Kepala Daerah merupakan pemegang kekuasaan pengelolaan keuangan

daerah dan mewakili pemerintah daerah dalam kepemilikan kekayaan
daerah yang diperlukan.
2. Sekretaris Daerah merupakan koordinator pengelolaan keuangan daerah
dan membantu kepala daerah menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan
penyelenggaraan urusan pemerintah daerah termasuk pengelolaan
keuangan daerah.
3. Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) selaku Pejabat
Pengelolaan Keuangan Daerah (PPKD) dengan tugas yaitu, menyusun dan
melaksanakan kebijakan, menyusun laporan keuangan daerah,
melaksanakan fungsi Bendahara Umum Daerah (BUD) dan melaksanakan
tugas lainnya berdasarkan kuasa yang dilimpahkan oleh kepala
daerah.Bendahara Umum Daerah (BUD) memiliki tugas sebagai berikut :
a. Menyiapkan anggaran kas.
b. Menyiapkan SPD.
c. Menerbitkan SP2D.
d. Menyimpan seluruh bukti asli.
e. Memantau pelaksanaan penerimaan dan pengeluaran APBD.
f. Menyimpan uang daerah.
g. Melaksanakan penempatan uang daerah dan mengelolanya.
h. Melakukan pengelolaan utang dan piutang.
i. Melakukan penagihan piutang.
j. Melaksanakan pemberian pinjaman.
 7

4. Pejabat Pengguna Anggaran memiliki wewenang sebagai berikut :

a. Menyusun RKA-SKPD.
b. Menyusun DPA-SKPD.
c. Melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran atas beban
anggaran belanja.
d. Melaksanakan anggaran SKPD yang dipimpinnya.
e. Melakukan pengujian atas tagihan dan memerintahkan pembayaran.
f. Melaksanakan pemungutan penerimaan bukan pajak.
g. Mengadakan ikatan/perjanjian kerjasama dengan pihak lain dalam
batas anggaran yang telah ditetapkan.
h. Mengelola utang dan piutang yang menjadi tanggung jawab SKPD
yang dipimpinnya.
i. Mengelola barang milik daerah/kekayaan daerah yang menjadi
tanggung jawab SKPD yang dipimpinnya.
j. Menyusun dan menyampaikan laporan keuangan SKPD yang
dipimpinnya.
k. Mengawasi pelaksanaan anggaran SKPD yang dipimpinnya.
l. Melaksanakan tugas-tugas pengguna anggaran/pengguna barang
lainnya berdasarkan kuasa yang dilimpahkan oleh kepala daerah.
m. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada kepala daerah
melalui sekretaris daerah.
5. Pejabat Pelaksanaan Teknis Kegiatan SKPD bertanggungjawab atas
pelaksanaan tugasnya kepada pengguna anggaran, yang memiliki tugas
sebagai berikut :
a. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan.
b. Melaporkan perkembangan pelaksanaan kegiatan.
c. Menyiapkan dokumen anggaran atas beban pengeluaran.
6. Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD memiliki tugas sebagai berikut :
a. Penyiapan SPM .
b. Verifikasi SPJ.
c. Akuntansi dan pelaporan keuangan.
Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD tidak boleh merangkap sebagai
pejabat yang bertugas melakukan pemungutan penerimaan negara/daerah,
bendahara, dan/atau PPTK. PPK-SKPD memiliki tugas yaitu :
a. Meneliti kelengkapan SPP-UP,SPP-GU, dan SPP-LS.
b. Melakukan verifikasi SPP
c. Menyiapkan SPM
d. Melakukan verifikasi harian atas penerimaan.
e. Melaksanakan akuntansi SKPD.
f. Menyiapkan laporan keuangan SKPD.

7. Bendahara Penerimaan dan Bendahara Pengeluaran PPKD

a. Kepala daerah atas usul PPKD mengangkat bendahara penerimaan
untuk melaksanakan tugas kebendaharaan dalam rangka pelaksanaan
anggaran pendapatan pada SKPD.
 8

b. Kepala daerah atas usul PPKD mengangkat bendahara pengeluaran

untuk melaksanakan tugas kebendaharaan dalam rangka pelaksanaan
anggaran belanja pada SKPD.
Bendahara penerimaan dan bendahara pengeluaran secara fungsional
bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada PPKD selaku BUD.
Bendahara penerimaan SKPD bertugas untuk menerima, menyimpan,
menyetorkan, menatausahakan, dan mempertanggungjawabkan yang
berhubungan dengan penerimaan pendapatan dalam rangka pelaksanaan APBD
pada SKPD.
Bendahara penerimaan SKPD berwenang:
a. Menerima penerimaan yang bersumber dari pendapatan asli daerah.
b. Menyimpan seluruh penerimaan.
c. Menyetorkan penerimaan yang diterima yang diterima dari pihak
ketiga ke rekeningkas umumdaerah paling lambat 1 hari kerja.
d. Mendapatkan bukti transaksi atas pendapatan yang diterima melalui
Bank.
Bendahara pengeluaran SKPD bertugas untuk menerima, menyimpan,
membayarkan, menatausahakan, dan mempertang-gungjawabkan hal yang
berhubungan dengan pengeluaran uang dalam rangka pelaksanaan APBD
pada SKPD. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) bendahara pengeluaran SKPD berwenang:
a. Mengajukan permintaan pembayaran menggunakan SPP UP/GU/TU
dan SPP-LS.
b. Menerima dan menyimpan uang persediaan.
c. Melaksanakan pembayaran dari uang persediaan yang dikelolanya.
d. Menolak perintah bayar dari Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna
Anggaran yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan.
e. Meneliti kelengkapan dokumen pendukung SPP-LS yang diberikan
oleh PPTK.
f. Mengembalikan dokumen pendukung SPP-LS yang diberikan oleh
PPTK, apabila dokumen tersebut tidak memenuhi syarat dan/atau
tidak lengkap.
Bendahara pengeluaran pembantu SKPD berwewenang:
a. Mengajukan permintaan pembayaran menggunakan SPP-TU dan SPP-
LS.
b. Menerima dan menyimpan uang persediaan yang berasal dari
Tambahan Uang dan/atau pelimpahan UP dari bendahara pengeluaran.
c. Melaksanakan pembayaran dari uang persediaan yang dikelolanya.
d. Menolak perintah bayar dari Kuasa Pengguna Anggaran yang tidak
sesuai dengan ketentuan peraturan.
e. Meneliti kelengkapan dokumen pendukung SPP-LS yang diberikan
oleh PPTK.
f. Mengembalikan dokumen pendukung SPP-LS yang diberikan oleh
PPTK, apabila dokumen tersebut tidak memenuhi syarat dan/atau
tidak lengkap.
Sistem dan Prosedur Pengeluaran dan Penggajian Pemerintah Daerah
Menurut Permendagri No. 55 Tahun 2008 tentang “Tata Cara
Penatausahaan dan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara serta
 9

Penyampaiannya” Sistem dan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas terdiri

atas 4 sub sistem yaitu :
1. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas-Pembebanan Uang Persediaan
(UP).
2. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas-Pembebanan Ganti Uang
Persediaan (GU).
3. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas-Pembebanan Tambahan Uang
Persediaan (TU).
4. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas-Pembebanan Langsung (LS).
Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas, terdiri atas :
1. Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)
SPD adalah Surat Penyediaan Dana, yang dibuat oleh BUD (Bendahara
Umum Daerah) dalam rangka manajemen kas daerah. SPD digunakan
untuk menyediakan dana bagi tiap-tiap SKPD dalam waktu tertentu.
Informasi dalam SPD menunjukkan secara jelas alokasi tiap kegiatan.
SPD yang diterbitkan terdiri atas 3 lembar, terdiri atas:
a. Lembar 1 diterima oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu-SKPD.
b. Lembar 2 diterima oleh Bendahara Pengeluaran-SKPD.
c. Lembar 3 sebagai arsip PPKD selaku BUD.
2. Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
Bendahara Pengeluaran mengajukan SPP (Surat Perintah Pembayaran)
kepada pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran melalui Pejabat
Penatausahaan Keuangan SKPD (PPK-SKPD). SPP memiliki 4 jenis
yang terdiri dari:
a. SPP Uang Persediaan (SPP-UP) Dipergunakan untuk mengisi uang
persediaan (UP) tiap-tiap SKPD. Pengajuan SPP-UP hanya
dilakukan sekali dalam setahun, selanjutnya untuk mengisi saldo
uang persediaan akan menggunakan SPP-GU.
b. SPP Ganti Uang (SPP-GU)
Dipergunakan untuk mengganti UP yang sudah terpakai. Diajukan
ketika UP habis.
c. SPP Tambahan Uang (SPP-TU)
Dipergunakan hanya untuk memintakan tambahan uang, apabila
terjadi pengeluaran yang sedemikian rupa sehingga saldo UP tidak
akan cukup untuk membiayainya.
Jumlah dana yang dimintakan dalam SPP-TU ini harus
dipertanggungjawabkan tersendiri dan bila tidak habis, harus
disetorkan kembali. Pengajuan SPP UP, GU, dan TU dilampiri
dengan daftar rincian rencana penggunaan dana sampai dengan
jenis belanja.
d. SPP Langsung (SPP-LS)
Dipergunakan untuk pembayaran langsung kepada pihak ketiga
dengan jumlah yang telah ditetapkan. SPP-LS dikelompokkan
menjadi: SPP-LS Gaji dan Tunjangan, SPP-LS Barang dan Jasa,
SPP-LS Belanja Bunga, Hibah, Bantuan dan Tak Terduga, serta
pengeluaran pembiayaan.
SPP UP,TU dan LS yang diajukan dibuat rangkap 3 :
 10

a. Lembar 1 dan 2 untuk Bendahara Pengeluaran yang akan

diteruskan ke PPK-SKPD dan PPKD, setelah ditandatangani
oleh Bendahara Pengeluaran.
b. Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu
Sedangkan SPP-GU yang diajukan dibuat rangkap 2 yang dua-duanya
diserahkan ke Bendahara Pengeluaran.
3. Penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM)
SPM juga dibedakan menjadi 4 (empat) sesuai dengan jenis
SPPnya, yaitu SPM-UP, SPM-GU, SPM-TU, dan SPM-LS.
SPM dapat diterbitkan jika:
a. Pengeluaran yang diminta tidak melebihi pagu anggaran yang tersedia.
b. Didukung dengan kelengkapan dokumen sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
Waktu pelaksanaan penerbitan SPM :
a. Diterbitkan paling lambat 2 (dua) hari sejak SPP diterima.
b. Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1 (satu) hari sejak
diterima SPP.
SPM yang diajukan dibuat rangkap 3, antara lain :
a. Lembar 1 dan 2 untuk Kepala SKPD/Pengguna Anggaran yang
diteruskan ke PPKD dan PPK SKPD, setelah ditandatangani oleh
Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
b. Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu.
4. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
SP2D atau Surat Perintah Pencairan Dana adalah surat yang
dipergunakan untuk mencairkan dana lewat bank yang ditunjuk setelah
SPM diterima oleh BUD. SP2D adalah spesifik, artinya satu SP2D hanya
dibuat untuk satu SPM saja.
Waktu pelaksanaan penerbitan SP2D :
a. Diterbitkan paling lambat 2 hari sejak SPM diterima.
b. Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1 hari sejak diterima
SPM.
Penerbitan SP2D terdiri atas 5 lembar yang terdiri atas :
a. Lembar 1 dikirim ke bank.
b. Lembar 2 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu.
c. Lembar 3 diarsip oleh fungsi akuntansi SKPKD.
d. Lembar 4 diarsip oleh fungsi akuntansi PPKSKPD.

5. Penerbitan Surat Pertanggungjawaban (SPJ).

Bendahara pengeluaran wajib mempertanggungjawabkan penggunaan
uang persediaan/ganti uang persediaan/tambah uang persediaan
(UP/GU/TU) kepada kepala SKPD melalui PPK-SKPD paling lambat
sepuluh bulan berikutnya.
Dokumen yang digunakan oleh PPK-SKPD dalam menatausahakan
pertanggungjawaban pengeluaran mencakup :
a. Register penerimaan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ).
b. Register pengesahan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ).
c. Surat penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ).
 11

d. Register penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ).

e. Register penutupan kas.
Bendahara Pengeluaran Pembantu membuat Laporan Pertanggungjawaban
(SPJ) UP, TU, dan LS rangkap 3 :
a. Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu.
b. Lembar 1 dan 2 bersama SPP GU lembar 1 dan 2 dikirim ke
Bendahara Pengeluaran-SKPD.
Sedangkan pada mekanisme GU, SPJ dibuat rangkap 2 yang keduaya
diserahkan ke bendahara pengeluaran.
6. Penerbitan Nota Permintaan Dana (NPD).
Nota Permintaan Dana (NPD) adalah nota yang digunakan untuk
mencairkan dana melalui bendahara pengeluaran atau bendahara
pengeluaran pembantu. Pada mekanisme ini tidak terdapat surat
pertanggungjawaban (SPJ), tetapi hanya menunjukkan nota atau kwitansi
sebagai bukti pertanggungjawaban. Pihak yang terkait dalam Prosedur
Penerbitan Nota Permintaan Dana adalah Bendahara Pengeluaran
Pembantu.
Sistem Pengendalian Internal Pemerintah
Menurut PP No. 60 Tahun 2008 pasal 1 sistem pengendalian
internal adalah Sistem Pengendalian Intern adalah proses yang integral pada
tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan
dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya
tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan
pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap
peraturan perundang-undangan. Selain itu, memiliki lima unsur yang
berkaitan dengan sistem pengendalian internal yaitu :
1. Lingkungan Pengendalian.
a. Penegakan integritas dan nilai etika.
b. Komitmen terhadap kompetensi
c. Kepemimpinan yang kondusif
d. Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan.
e. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat.
f. Penyusunan dan penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan
sumber daya manusia.
g. Perwujudan peran aparat pengawasan intern pemerintah yang efektif.
h. Hubungan kerja yang baik dengan Instansi Pemerintah terkait.
2. Penilaian Risiko.
a. Identifikasi risiko.
b. Analisa risiko.
3. Kegiatan Pengendalian.
a. Reviu atas Kinerja Intansi Pemerintah.
b. Pembinaan Sumber Daya Manusia.
c. Pengendalian Pengelolaan Sistem Informasi.
d. Pengendalian Fisik dan Aset.
e. Penetapan dan Reviu indikator dan ukuran kinerja.
f. Pemisahan Fungsi.
g. Otorisasi transaksi dan kejadian penting.
h. Pencatatan yang akurat dan tepat waktu.
 12

i. Pembatasan akses atas Sumber Daya.

j. Akuntanbilitas terhadap Sumber Daya.
k. Dokumentasi atas Sistem Pengendalian Internal.
4. Informasi dan Komunikasi.
a. Sarana Komunikasi.
b. Manajemen Sistem Informasi.
5. Pemantauan Pengendalian Internal.
a. Pemantauan Berkelanjutan.
b. Evaluasi Terpisah.
c. Tindak Lanjut.
2.4 Standar Operasional Prosedur
Pengertian
menurut Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang “Standar Operasional Prosedur
(SOP)” adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses
penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. Penyusunan SOP memiliki
tahapan sebagai berikut :
1. Persiapan.
2. Identifikasi kebutuhan SOP.
3. Analisis kebutuhan SOP.
4. Penulisan SOP.
5. Verifikasi dan ujicoba SOP.
6. Pelaksanaan.
7. Sosialisasi.
8. Pelatihan dan pemahaman.
9. Monitoring dan evaluasi.
Bentuk SOP beserta simbol yang terkait dengan SOP sebagai berikut :

Gambar 2.2
Gambaran SOP
 13

Sumber : Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang “Standar Operasional Prosedur

(SOP)”.
Gambar 2.3
Simbol yang digunakan SOP
 14

Sumber : Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur

(SOP).
3. Metode Penelitian
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini menggunakan dalam penelitian ini adalah penelitian
kualitatif deskriptif. Menurut Jogiyanto (2004) penelitian deskriptif, yaitu
penelitian yang bertujuan untuk memperoleh informasi keadaan saat ini dan
mengambil keputusan berdasarkan hasil analisis dari data.
 15

Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus. Menurut Yin (2008:1)

menyebutkan pendekatan studi kasus sebagai berikut: “Studi kasus merupakan
strategi yang lebih cocok bila pertanyaan suatu penelitian berkenaan dengan
how atau why, bila peneliti hanya memiliki sedikit peluang untuk mengontrol
peristiwa-peristiwa yang akan diselidiki, dan bilamana fokus penelitian
terletak pada fenomena kontemporer (masa kini) di dalam konteks kehidupan
nyata. Selain itu, penelitian studi kasus dapat dibedakan menjadi tiga tipe,
yaitu studi kasus eksplanatoris, eksploratoris, dan diskriptif.
3.2 Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian dalam penyusunan skripsi ini dilaksanakan di Dinas
Pendidikan yang berada di Kota Malang dengan alamat Jalan Veteran No. 19
Malang.
3.3 Jenis Data dan Sumber Data
Jenis Data
Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Kota Malang lengkap beserta
dengan job description-nya.
2. Gambaran umum Dinas Pendidikan Kota Malang.
3. Prosedur penggajian yang diterapkan di Dinas Pendidikan Kota
Malang.
Sumber Data
a. Data Primer
Merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung
dari sumber asli (tidak melalui media perantara), dapat berupa opini
subyek (orang) secara individual atau kelompok, hasil observasi,
dalam hal ini keterangan-keterangan dari pihak pelaksana penggajian
Dinas Pendidikan mengenai prosedur penggajian karyawan, dan sistem
pengendalian internal penggajian karyawan di Dinas Pendidikan Kota
Malang.
b. Data Sekunder
Merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara
tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat oleh
pihak lain). Data sekunder dapat berupa bukti, dokumen, catatan atau
laporan historis baik yang dipublikasikan atau yang tidak
dipublikasikan, buku-buku teks literatur mengenai sistem pengendalian
internal dalam sistem akuntansi penggajian karyawan.
3.3 Teknik Pengumpulan Data
a. Teknik wawancara
Yaitu mengadakan tanya jawab langsung kepada responden atau
pihak yang terkait dalam perusahaan. Metode ini digunakan untuk
memperoleh data tentang gambaran umum perusahaan, sistem dan
prosedur penggajian karyawan, serta unit-unit organisasi yang terkait
dengan sistem penggajian.
b. Teknik dokumentasi
Yaitu pengumpulan data yang diperoleh dari catatan-catatan yang
dimiliki perusahaan. Teknik ini digunakan untuk memperoleh data tentang
dokumen, catatan, prosedur, dan pengendalian internal dalam sistem
 16

akuntansi penggajian karyawan pada Dinas Pendidikan Kota Malang yaitu

berupa:
a) Sejarah Dinas Pendidikan Kota Malang.
b) Visi, misi, dan tujuan organisasi.
c) Struktur Organisasi.
d) Dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem penggajian Dinas
Pendidikan Kota Malang.
c. Teknik kepustakaan
Pengumpulan data dengan membaca buku, mencari literatur dan
laporan-laporan yang berhubungan dengan penelitian.
3.4 Teknik Analisis Data
Pengolahan data hasil penelitian ini menggunakan alat analisis deskriptif
kualitatif, yaitu analisis yang dilakukan melalui perhitungan dengan
menggunakan logika untuk menarik kesimpulan yang logis mengenai data-
data yang dianalisis.
Penilaian prosedur penggajian pegawai dilakukan dengan metode
wawancara langsung dengan responden yaitu pihak pelaksana penggajian
sehingga diperoleh jawaban berkaitan dengan pokok penelitian. Di samping
itu proses dan analisa data menggunakan langkah editing, yang merupakan
langkah meneliti ulang kelengkapan dan kebenaran jawaban yang diperoleh
dari responden melalui wawancara sehingga data yang diperoleh akan sesuai
dengan pokok penelitian.
4. Pembahasan
4.1 Gambaran Umum Instansi
Dinas Pendidikan Kota Malang sebelum bergabung dengan Pemerintah
Daerah, adalah Departemen Pendidikan Kebudayaan. Sebelum tahun 2001
sebelum otonomi nama Dinas Pendidikan Kota Malang adalah kantor
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan setelah tahun 2001 Dinas
Pendidikan Kota Malang masuk Ke Departemen Dalam Negeri dan berubah
nama menjadi Dinas Pendidikan Kota Malang.
Tugas Pokok dan Fungsi Instansi
Menurut Perwal No. 6 Tahun 2012 tentang “Uraian tugas pokok, fungsi,
dan tata kerja dinas pendidikan” Dinas Pendidikan Kota Malang memiliki
tugas pokok untuk melakukan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan
pemerintahan daerah di bidang pendidikan. Dalam melaksanakan tugas pokok
Dinas Pendidikan Kota Malang, diselenggarakan pula fungsi Dinas
Pendidikan guna memperkuat alasan untuk melaksanakan tugas pokok Dinas
Pendidikan, berikut fungsi Dinas Pendidikan Kota Malang yaitu :
1. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis di bidang pendidikan.
2. Penyusunan perencanaan dan pelaksanaan program di bidang pendidikan.
3. Pelaksanaan dan sosialisasi standar nasional pendidikan.
4. Penyelenggaraan dan pengelolaan pendidikan anak usia dini, Pendidikan
Dasar, Pendidikan Menengah dan pendidikan non formal.
5. Penyelenggaraan dan/atau pengelolaan satuan pendidikan sekolah dasar
bertaraf internasional.
6. Penyelenggaraan dan/atau pengelolaan pendidikan berbasis keunggulan
lokal pada pendidikan dasar dan menengah.
 17

7. Pemberian dukungan sumber daya terhadap penyelenggaraan pelayanan

pendidikan.
8. Pemantauan dan evaluasi satuan pendidikan pada sekolah dasar bertaraf
internasional.
9. Peremajaan data dalam sistem infomasi manajemen pendidikan nasional.
10. Pelaksanaan koordinasi dan supervisi pengembangan kurikulum tingkat
satuan pendidikan pada pendidikan dasar.
11. Pelaksanaan sosialisasi kerangka dasar dan struktur kurikulum
pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, dan pendidikan menengah.
12. Pelaksanaan sosialisasi dan implementasi standar isi dan standar
kompetensi lulusan pendidikan dasar.
13. Pelaksanaan sosialisasi dan fasilitasi implementasi kurikulum tingkat
satuan pendidikan pada pendidikan anak usia dini dan pendidikan dasar.
14. Pengawasan pelaksanaan kurikulum tingkat satuan pendidikan pada
pendidikan dasar.
15. Pengawasan terhadap pemenuhan standar nasional sarana dan prasarana
pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah, dan
pendidikan nonformal.
16. Pengawasan pendayagunaan bantuan sarana dan prasarana pendidikan.
17. Pengawasan penggunaan buku pelajaran pendidikan anak usia dini,
pendidikan dasar, pendidikan menengah, dan pendidikan non formal.
18. Perencanaan kebutuhan pendidik dan tenaga kependidikan pendidikan
anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan
nonformal sesuai kewenangannya.
19. Pembinaan dan pengembangan pendidik dan tenaga kependidikan,
pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah dan
pendidikan non formal.
20. Pembantuan pelaksanaan ujian nasional pendidikan dasar, pendidikan
menengah dan pendidikan non formal.
21. Pelaksanaan koordinasi, fasilitasi, monitoring, dan evaluasi pelaksanaan
ujian sekolah.
22. Pelaksanaan evaluasi pengelola, satuan, jalur, jenjang, dan jenis
pendidikan pada pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan
menengah dan pendidikan non formal.
23. Pelaksanaan evaluasi pencapaian standar nasional pendidikan pada
pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah dan
pendidikan non formal.
24. Pembantuan pemerintah dalam akreditasi pendidikan nonformal.
25. Pelaksanaan supervisi dan fasilitasi satuan pendidikan anak usia dini,
pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal
dalam penjaminan mutu untuk memenuhi standar nasional pendidikan.
26. Pelaksanaan supervisi dan fasilitasi satuan pendidikan bertaraf
internasional dalam penjaminan mutu untuk memenuhi standar
internasional.
27. Pelaksanaan supervisi dan fasilitasi satuan pendidikan berbasis
keunggulan lokal dalam penjaminan mutu.
 18

28. Pengevaluasian pelaksanaan dan dampak penjaminan mutu satuan

pendidikan.
29. Pelaksanaan dan pembinaan kesiswaan di bidang kepemudaan, olah raga,
kesenian dan budaya.
30. Pemberian pertimbangan teknis perizinan di bidang pendidikan.
31. Pemberian dan pencabutan perizinan di bidang pendidikan yang menjadi
kewenangannya.
32. Pelaksanaan penyidikan tindak pidana pelanggaran di bidang pendidikan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
33. Pelaksanaan pembelian dan pengadaan atau pembangunan aset tetap
berwujud yang akan digunakan dalam rangka penyelenggaraan tugas pokok
dan fungsi.
34. Pelaksanaan pemeliharaan barang milik daerah yang digunakan dalam rangka
penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi.
35. Pelaksanaan kebijakan pengelolaan barang milik daerah yang berada dalam
penguasaannya.
36. Pelaksanaan pendataan potensi retribusi daerah.
37. Pelaksanaan pemungutan penerimaan bukan pajak daerah.
38. Pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal (SPM).
39. Penyusunan dan pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP) dan
Standar Operasional dan Prosedur (SOP).
40. Pelaksanaan pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) dan/atau
pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang
bertujuan untuk memperbaiki kualitas layanan.
41. Pengelolaan pengaduan masyarakat di bidang pendidikan.
42. Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait
layanan publik secara berkala melalui web site Pemerintah Daerah.
43. Pengelolaan administrasi umum meliputi penyusunan program,
ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, rumah tangga,
perlengkapan, kehumasan, kepustakaan dan kearsipan.
44. Pemberdayaan dan pembinaan jabatan fungsional.
45. Penyelenggaraan UPT dan jabatan fungsional.
46. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi.
47. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas
pokoknya.
Kepegawaian
Berikut adalah informasi mengenai jumlah pegawai yang berhubungan
dengan dinas pendidikan :
Tabel 4.1
Rekapan Pegawai Dinas Pendidikan Kota Malang
Pada Bulan Maret 2014

a. Pegawai Struktural

Jenis Golongan Pegawai

Golongan I 42
 19

Golongan II 173
Golongan III 192
Golongan IV 14
Jumlah 421

b. Pegawai Fungsional

Jenis Golongan Pegawai

Golongan I 0
Golongan II 279
Golongan III 1473
Golongan IV 2700
Jumlah 4452
Sumber : Bagian Kepegawaian Dinas Pendidikan Kota Malang.
Jumlah seluruh pegawai pada Dinas Pendidikan Kota Malang pada
bulan maret 2014 berjumlah 4.873 pegawai. Pegawai pada Dinas
Pendidikan Kota Malang terbagi menjadi dua golongan yaitu pegawai
struktural dengan jumlah 421 orang dan pegawai fungsional dengan jumlah
4.452 orang. Pegawai struktural adalah pegawai yang bekerja pada kantor
Dinas Pendidikan Kota Malang, sedangkan pegawai fungsional adalah
pegawai yang bekerja sebagai guru di setiap sekolah. Jumlah pegawai di
Dinas Pendidikan Kota Malang tidak selalu sama setiap bulannya, karena
ada beberapa faktor yang menyebabkan perubahan jumlah pegawai antara
lain pensiun, mutasi pegawai, dan pegawai yang telah meninggal.
Visi dan Misi Dinas Pendidikan Kota Malang
Berikut adalah visi Dinas Pendidikan Kota Malang adalah “Terwujudnya
layanan pendidikan yang berkualitas, berdaya saing dan pemerataan akses
layanan pendidikan untuk mewujudkan insan yang cerdas, berakhlak,
professional, dan berbudaya”.
Misi dari Dinas Pendidikan Kota Malang yaitu :
1. Meningkatkan ketersediaan layanan pendidikan.
2. Meningkatkan keterjangkauan layanan pendidikan.
3. Meningkatkan mutu dan relevansi layanan pendidikan.
4. Meningkatkan kesetaraan memperoleh layanan pendidikan.
5. Meningkatkan kepastian/keterjaminan memperoleh layanan
pendidikan.
6. Meningkatkan kualitas, kuantitas, dan profesionalisme tenaga
pendidik, dan tenaga pendidikan.
7. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana
pendidikan yang memadai.
Struktur Organisasi Instansi
Struktur organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara tiap
bagian serta posisi pada setiap instansi, yang menggambarkan pemisahan
kegiatan pekerjaan antara satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan
aktivitas dan fungsi dibatasi. Memiliki struktur organisasi, berguna untuk
 20

mengetahui kejelasan mengenai tanggung jawab, kedudukan, uraian tugas,

dan jalur hubungan. Sehingga, mempermudah dalam proses kerjasama
menuju pencapaian tujuan yang dapat terwujud sesuai dengan perencanaan
yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi yang baik seharusnya tidak ada tumpang tindih dalam
pengerjaan tugas atau pekerjaan antar divisi, karena jika terjadi akan
membuat tidak efektifnya kinerja instansi tersebut. Pada struktur organisasi,
juga perlu adanya penggolongan aktivitas dalam struktur yang terdiri dari
unsur pimpinan, unsur pembantu pimpinan, unsur pelaksana tugas pokok,
dan unsur pelaksana tugas-tugas fungsional. Oleh karena itu, setiap instansi
wajib memiliki struktur organisasi sebagai pedoman untuk mengetahui
tanggungjawab tugas masing-masing bidang dan dapat mencegah terjadinya
tugas yang berbeda dikerjakan oleh satu bagian yang sama. Struktur
organisasi salah satu instansi yaitu, pada Dinas Pendidikan Kota Malang
yang dapat dilihat pada lampiran 1 dan dilengkapi dengan struktur
organisasi Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) yang
dapat dilihat pada lampiran 2.
4.2 Sistem Penggajian pada Instansi
Deskripsi Kegiatan
Pembayaran gaji dan honor kepada pegawai di sektor publik,
merupakan salah satu bentuk pengeluaran yang diakui sebagai belanja.
Menurut Permendagri No. 59 Tahun 2007 tentang “Perubahan atas
peraturan menteri dalam negeri nomor 13 tahun 2006 tentang pedoman
pengelolaan keuangan daerah” belanja adalah kewajiban pemerintah
daerah yang diakui sebagai pengurangan nilai kekayaan bersih. Belanja
dibedakan menjadi dua yaitu, belanja langsung dan belanja tidak langsung.
Kelompok belanja langsung merupakan belanja yang dianggarkan terkait
secara langsung dengan pelaksanaan program dan kegiatan. Kelompok
belanja tidak langsung merupakan belanja yang dianggarkan tidak terkait
langsung dengan pelaksanaan program dan kegiatan. Belanja langsung
dibagi menjadi belanja pegawai, belanja barang dan jasa, dan belanja
modal. Sedangkan, belanja tidak langsung dibagi menjadi belanja pegawai,
bunga, subsidi, hibah, bantuan sosial, belanja bagi hasil, bantuan keuangan
dan belanja tidak terduga.
Pengertian belanja pegawai menurut belanja langsung dan belanja
tidak langsung sangatlah berbeda. Menurut belanja langsung, belanja
pegawai merupakan belanja yang dikeluarkan untuk pengeluaran honor
atau honorarium dalam melaksanakan program dan kegiatan pemerintah
daerah. Sedangkan menurut belanja tidak langsung, belanja pegawai
merupakan kompensasi dalam bentuk gaji dan tunjangan, serta
penghasilan lainnya yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil (PNS)
yang ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Gaji pegawai termasuk dalam belanja tidak langsung, yang terdiri
dari gaji pokok dan tunjangan yang melekat pada gaji Pegawai Negeri
Sipil (PNS). Tunjangan yang diberikan kepada pegawai yaitu, tunjangan
keluarga, tunjangan umum, tunjangan struktural dan fungsional, tunjangan
beras, tunjangan tambahan penghasilan. Honor pegawai termasuk dalam
belanja langsung dan non gaji yang terdiri dari honor tetap dan honor tidak
 21

tetap. Honor tetap dipergunakan untuk pembayaran pegawai honorer yang

diangkat menjadi pegawai dalam rangka mendukung tugas pokok dan
fungsi instansi yang bersangkutan. Sedangkan, honor tidak tetap
dipergunakan untuk pembayaran kepada pegawai yang mengikuti
pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan operasional satuan kerja dan
output yang dihasilkan.
Informasi yang Diperlukan
Informasi yang diperlukan dalam penggajian Dinas Pendidikan Kota
Malang yaitu :
1. Jumlah belanja gaji yang dibayarkan selama periode akuntansi tertentu.
2. Jumlah utang gaji yang harus dibayarkan untuk periode akuntansi
tertentu.
3. Jumlah gaji yang diterima setiap pegawai, setelah dilakukan potongan
selama periode akuntansi tertentu. Berupa potongan beras, iuran wajib
pegawai, pajak penghasilan dan potongan lain-lain.
4. Rincian unsur belanja gaji selama periode akuntansi tertentu. Unsur
belanja gaji terdiri dari gaji pokok, tunjangan keluarga, tunjangan
umum, tunjangan jabatan struktural dan fungsional, dan tunjangan
beras.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen- dokumen yang digunakan dalam penggajian Dinas
Pendidikan Kota Malang sebagai berikut :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji
a. SK Kenaikan Pangkat (SK KP)
b. SK Kenaikan Gaji Berkala (SK KGB)
c. SK Mutasi
d. SK Pensiun
e. SK Pegawai Negeri Sipil (PNS)
2. Daftar Hadir
Dokumen ini digunakan untuk mencatat jam hadir setiap pegawai.
Pegawai wajib menandatangani daftar hadir pada waktu masuk kerja
dan jika tidak masuk wajib menghubungi kantor untuk mengkonfirmasi
alasan pegawai tidak masuk kerja.
3. Daftar Gaji
Daftar gaji merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji setiap
pegawai, ditambah dengan tunjangan-tunjangan dan dikurangi
potongan-potongan.
4. Konsep Gaji atau daftar gaji bulan lalu yang telah diubah
Konsep gaji merupakan data-data pegawai mulai dari nama-nama
pegawai dan jabatan pegawai yang berhubungan dengan Dinas
Pendidikan Kota Malang dari golongan tertinggi hingga golongan
terendah yang masih dalam bentuk konsep. Konsep gaji berupa daftar
gaji bulan lalu yang berisi perubahan jika ada kenaikan pangkat atau
gaji berkala yang sesuai dengan SK Kenaikan Pangkat (SK KP) dan SK
Kenaikan Gaji Berkala (SK KGB). Selain itu, perubahan jumlah
pegawai yang sesuai dengan SK Mutasi dan SK Pensiun. Bentuk dari
konsep gaji, berupa daftar gaji bulan lalu yang telah ada perubahan
 22

mengenai golongan, status keluarga dan jumlah pegawai dan belum ada
pembenaran mengenai perhitungan gaji pegawai.
5. Surat kelengkapan untuk pencairan gaji
a. Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
Menurut Permendagri No. 55 Tahun 2008 tentang “Tata Cara
Penatausahaan dan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara
serta Penyampaiannya” adalah dokumen yang diterbitkan oleh pejabat
yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan/bendahara pengeluaran
untuk mengajukan permintaan pembayaran. Surat Permintaan Pembayaran
(SPP) di bagi menjadi SPP-Tambahan Uang (TU), SPP-Ganti Uang (GU),
SPP-Uang Persediaan (UP), dan SPP- Langsung (LS). Gaji dan tunjangan
masuk dalam SPP-LS, untuk membuat SPP-LS membutuhkan dokumen
dukungan, yaitu salinan Surat Penyediaan Dana (SPD) yang dibuat oleh
Bendahara Umum Daerah (BUD) yang nantinya untuk membantu dalam
memverifikasi, draft surat pernyataan pengguna anggaran, dan daftar gaji.
b. Surat Perintah Membayar (SPM)
Menurut Permendagri No. 55 Tahun 2008 adalah dokumen yang
digunakan/diterbitkan oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran
untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA-SKPD. Nama lain
pengguna anggaran jika di Dinas Pendidikan Kota Malang adalah Kepala
Dinas Pendidikan. Surat Perintah Membayar (SPM) sama dengan Surat
Permintaan Pembayaran (SPP) yang dibagi menjadi empat antara lain
SPM-Ganti Uang (GU), SPM-Uang Persediaan (UP), SPM- Tambahan
Uang (TU), dan SPM-Langsung (LS). Gaji dan tunjangan masuk pada
SPM-LS, untuk menerbitkan SPM-LS dibutuhkannya Surat Permintaan
Pembayaran Langsung (SPP-LS) dan beserta kelengkapannya.
c. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Menurut Permendagri No. 55 Tahun 2008 adalah dokumen yang
digunakan sebagai dasar pencairan dana yang diterbitkan Bendahara
Umum Daerah berdasarkan Surat Perintah Membayar (SPM). Penerbitan
Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) hanya untuk satu Surat Perintah
Membayar (SPM) saja.
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi merupakan proses pencatatan SP2D LS,GU,UP
dan TU ke dalam buku kas umum penerimaan atau pengeluaran dan Buku
Pembantu yang terkait. Pecatatan dimulai setelah menerima SP2D
LS,GU,UP dan TU dari BUD/Kuasa BUD. Maka, catatan akuntansi yang
berhubungan dengan pengeluaran untuk penggajian dan tunjangan
pegawai tergolong dalam SP2D-LS yang nanti akan dicatat pada buku kas
umum dan buku pembantu. Berikut adalah catatan akuntansi yang
digunakan pada Dinas Pendidikan Kota Malang yaitu :
1. Buku Kas Umum
Buku kas umum mencakup semua transaksi yang terjadi
penerimaan maupun pengeluaran.
2. Buku Pembantu
Buku pembantu yang digunakan adalah buku pembantu rincian
obyek belanja yang digunakan untuk mencatat semua belanja-belanja
yang dilakukan oleh bendahara pengeluaran.
 23

Fungsi yang Terkait

A. Fungsi yang berada di dalam lingkup Dinas Pendidikan Kota Malang
1. Kepala Urusan Kepegawaian
Fungsi kepala urusan kepegawaian dalam sistem penggajian ini
adalah untuk menyiapkan daftar hadir dan dokumen pendukung perubahan
gaji yang ditujukan kepada bendahara gaji. Dokumen pendukung
perubahan gaji terdiri dari, SK Kenaikan Pangkat (SK KP), SK Kenaikan
Gaji Berkala (SK KGB), SK Pegawai Negeri Sipil (SK PNS), SK Mutasi,
dan SK Pensiun. Menyiapkan dokumen pendukung perubahan gaji,
dilakukan jika terjadi perubahan yang dialami setiap pegawai, karena
untuk dilakukannya pendataan kembali.
2. Bendahara Gaji
Fungsi bendaharawan gaji dalam sistem penggajian ini adalah
untuk mengajukan konsep gaji yang ditujukan kepada sub bidang
perbendaharaan dan pengelolaan kas pada Badan Pengelolaan Keuangan
dan Aset Daerah (BPKAD) dan memverifikasi daftar gaji yang telah
diterima dari sub bidang perbendaharaan dan pengelolaan kas pada Badan
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD).
3. Bendahara Pengeluaran Pembantu
Fungsi bendahara pengeluaran pembantu dalam sistem penggajian
ini adalah untuk membuat Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP-
LS), salah satu surat untuk pencairan gaji. Surat Permintaan Pembayaran
Langsung (SPP-LS) yang diberikan kepada bendahara pengeluaran.
4. Bendahara Pengeluaran
Fungsi bendahara pengeluaran dalam sistem penggajian ini adalah
untuk memverifikasi dan menandatangani Surat Permintaan Pembayaran
Langsung (SPP-LS) yang ditujukan kepada kepala sub bagian keuangan
atau dengan nama lain Pejabat Penatausahaan Keuangan (PPK-SKPD).
Bendahara pengeluaran juga berfungsi untuk menerima Surat Perintah
Pencairan Dana Langsung (SP2D-LS). Surat Perintah Pencairan Dana
Langsung (SP2D-LS) digunakan sebagai bukti untuk mencairkan gaji
kemasing-masing pegawai melalui Bank Jatim.
5. Kepala sub bagian keuangan dinas atau Pejabat Penatausahaan
Keuangan (PPK-SKPD)
Fungsi kepala sub bagian keuangan dalam sistem penggajian ini
adalah untuk memverifikasi Surat Permintaan Pembayaran Langsung
(SPP-LS). Kemudian, menyiapkan Surat Perintah Membayar Langsung
(SPM-LS) yang diberikan kepada kepala dinas atau dengan nama lain
Pengguna Anggaran (PA). Kepala sub bagian keuangan juga menginput
data yang ada di Surat Perintah Pencairan Dana Langsung (SP2D-LS) ke
dalam Buku Kas Umum (BKU) dan Buku Pembantu Rincian Obyek
Belanja.
6. Kepala Dinas atau Pengguna Anggaran
Fungsi Kepala dinas dalam sistem penggajian ini adalah untuk
menerbitkan Surat Perintah Membayar Langsung (SPM-LS). Surat
Perintah Membayar Langsung (SPM-LS) ditujukan kepada sub bagian
 24

perbendaharaan dan pengelolaan kas pada Badan Pengelolaan Keuangan

dan Aset Daerah (BPKAD).
B. Fungsi yang berada di luar ruang lingkup Dinas Pendidikan Kota Malang
adalah sebagai berikut :
1. Sub Bidang Perbendaharan dan Pengelolaan Kas pada Badan
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD)
Fungsi sub bidang perbendaharaan dan pengelolaan kas dalam
sistem penggajian ini adalah untuk membuat daftar gaji berupa
perhitungan gaji Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang ditujukan pada
bendahara gaji dinas. Sub bidang perbendaharaan dan pengelolaan kas
juga menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana Langsung (SP2D-LS)
yang ditujukan pada bendahara pengeluaran dinas.
2. Bank Jatim
Fungsi Bank Jatim dalam sistem penggajian ini adalah untuk
mencairkan dana kepada masing-masing pegawai, setelah menerima Surat
Perintah Pencairan Dana Langsung (SP2D-LS). Mencairkan dana melalui
transfer yang langsung ditujukan pada rekening masing-masing pegawai.
Jaringan Prosedur
a. Kepala urusan kepegawaian menyiapkan daftar hadir dan jika terjadi
perubahan yang berhubungan dengan pegawai perlu menyiapkan dokumen
pendukung perubahan gaji yang diberikan kepada bendahara gaji.
b. Bendahara gaji mengajukan konsep gaji kepada sub perbendaharaan
dan pengelolaan kas pada Bendahara Pengelolaan Keuangan dan Aset
Daerah (BPKAD).
c. Sub perbendaharaan dan pengelolaan kas pada Bendahara Pengelolaan
Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) membuat daftar gaji yang diberikan
kepada bendahara gaji.
d. Bendahara gaji memverifikasi daftar gaji dan diberikan kepada
bendahara pengeluaran pembantu.
e. Bendahara pengeluaran pembantu membuat Surat Permintaan
Pembayaran Langsung (SPP-LS) yang diberikan kepada bendahara
pengeluaran.
f. Bendahara pengeluaran memverifikasi dan menandatangani Surat
Permintaan Pembayaran Langsung (SPP-LS) yang diberikan kepada
kepala sub bagian keuangan dinas selaku Pejabat Penatausahaan Keuangan
(PPK-SKPD).
g. Kepala sub bagian keuangan menyiapkan Surat Perintah Membayar
Langsung (SPM-LS) yang diberikan kepada kepala dinas selaku pengguna
anggaran.
h. Kepala dinas menandatangani Surat Perintah Membayar Langsung
(SPM-LS) dan diberikan kepada Sub perbendaharaan dan pengelolaan kas
pada Bendahara Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD).
i. Sub perbendaharaan dan pengelolaan kas pada Bendahara Pengelolaan
Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) menyiapkan dan menerbitkan Surat
Perintah Pencairan Dana Langsung (SP2D-LS) yang diberikan kepada
bendahara pengeluaran.
 25

j. Bendahara pengeluaran menggunakan Surat Perintah Pencairan Dana

Langsung (SP2D-LS) untuk mencairkan dana pada Bank Jatim dan
diberikan kepada kepala sub bagian keuangan.
k. Bank Jatim mentrasfer gaji ke masing-masing rekening pegawai.
l. Kepala sub bagian keuangan mencatat transaksi ke dalam Buku Kas
Umum (BKU) dan Buku Pembantu Rincian Obyek Belanja.
Unsur Pengendalian Internal
a. Pengendalian lingkungan yang berupa struktur organisasi dan
pendelegasian wewenang yang memisahkan tanggungjawab fungsional
secara tegas.
b. Penilaian risiko yang terdapat kelemahan dalam sistem penggajian dan
diperlukannya perbaikan agar terhindar dari risiko yang terjadi.
c. Kegiatan pengendalian yang berupa pengarsipan dokumen-dokumen,
pencatatan yang tepat atau sesuai dengan transaksi, Otorisasi yang sesuai
dengan ketentuan, dan pelimpahan tugas yang sistematik.
d. Informasi dan komunikasi terlihat dengan adanya kemajuan teknologi
informasi dan adanya surat edaran jika terjadi perubahan gaji Pegawai
Negeri Sipil (PNS).
e. Pemantauan pengendalian internal yang terwujud dengan memiliki
Sumber Daya Manusia yang bermutu baik agar tidak terjadi banyak
kesalahan dan menindaklanjuti kelemahan agar tidak menghambat lajunya
sistem penggajian.
Daftar Pustaka
Bastian, Indra dan Soepriyanto, Gatot. 2003. Sistem Akuntansi Sektor
Publik. Jakarta: Salemba Empat.
Hartono, Jogiyanto. “Metodologi Penelitian Bisnis : Salah Kaprah dan
Pengalaman-Pengalaman.” BPFE UGM, 2004.
Kurniawati, Elisabeth Panti. 2012. Analisis Sistem Informasi Akuntansi
Sektor Publik pada Badan Pembangunan dan Perencanaan Daerah.
Kabupaten Barito Timur : BAPPEDA.
Kristanti, Ameylia. 2012. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Terkomputerisasi atas siklus penggajian pada PT Duta Audio Inti di
Surabaya. Fakultas Ekonomi.
Mulyadi. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : YKPH.
Naiga, Willynda. 2009. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan
Kas Negara dari Setoran PBB dan BPHTB pada Kanton Pelayanan
Perbendaharaan Negara. Surakarta : BPHTB.
Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-3/PB/2014.
Tentang Petunjuk Teknis Penatausahaan, Pembukuan, dan
Pertanggungjawaban Bendahara pada Satuan Kerja Pengelola Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara serta Verifikasi Laporan
Pertanggungjawaban Bendahara. Direktur Jenderal Perbendaharaan.
 26

Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002. Tentang Perubahan atas

Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat
Pegawai Negeri Sipil. Presiden Republik Indonesia.
Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 2014. Tentang Perubahan Keenam
Belas atas Peraturan Pemerintah Nomor 7 tahun 1977 Tentang Peraturan
Gaji Pegawai Negeri Sipil. Presiden Republik Indonesia.
Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007. Tentang Organisasi
Perangkat Daerah. Presiden Republik Indonesia.
Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011. Tentang Penilaian Prestasi
Kerja Pegawai Negeri Sipil. Presiden Republik Indonesia.
Peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2012. Tentang Perubahan Kedua
Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2005 Tentang Pengangkatan
Pegawai Honorer Menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil. Presiden
Republik Indonesia.
Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005. Tentang Pengelolaan
Keuangan Daerah. Presiden Republik Indonesia.
Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008. Tentang Sistem
Pengendalian Internal Pemerintah. Presiden Republik Indonesia.
Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2006. Tentang Tunjangan Umum
Pegawai Negeri Sipil. Presiden Republik Indonesia.
Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2007. Tentang Tunjangan Struktural.
Presiden Republik Indonesia.
Peraturan Presiden Nomor 108 Tahun 2007. Tentang Tunjangan
Kependidikan. Presiden Republik Indonesia.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006. Tentang
Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah. Menteri Dalam Negeri.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011. Tentang Standar
Operasional Prosedur. Menteri Dalam Negeri.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 55 Tahun 2008. Tentang Tata
Cara Penatausahaan dan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban
Bendahara serta Penyampaiannya. Menteri Dalam Negeri.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007. Tentang
Perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri 13 Tahun 2006
Tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah. Menteri Dalam Negeri.
Peraturan WaliKota Malang Nomor 6 Tahun 2012. Tentang Uraian Tugas
Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pendidikan. Walikota Malang.
Peraturan WaliKota Malang Nomor 65 Tahun 2012. Tentang Uraian
Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Badan Pengelolaan Keuangan dan
Aset Daerah. Walikota Malang.
 27

Peraturan Dirjen Perbendaharaan Departemen Keuangan Nomor Per-

33/PB/2013. Tentang Tunjangan Beras dalam bentuk Natura dan Uang.
Direktur Jenderal Perbendaharaan.
Ratna, Dyah. 2013. Analisis Sistem Pengendalian Internal atas Siklus
Penggajian Karyawan. Malang : PT PLN (Persero).
Sekaran, Uma.2006. Metodologi Penelitian Untuk Bisnis. Jakarta :
Salemba Empat.
Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003. Tentang Sistem Pendidikan
Nasional. Presiden Republik Indonesia.
Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004. Tentang Perbendaharaan Negara.
Presiden Republik Indonesia.
Undang-Undang Nomor 17 tahun 2003. Tentang Keuangan Negara.
Presiden Republik Indonesia.
Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004. Tentang Perimbangan Keuangan
antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah. Presiden Republik
Indonesia.
Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2004. Tetang Sistem Jaminan Sosial
Nasional. Presiden Republik Indonesia.
Undang-Undang Nomor 46 Tahun 1999. Tetang Perubahan atas Undang-
Undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-pokok Kepegawaian.
Presiden Republik Indonesia.
Vitaradias, Herlina Vanessa. 2013. Analisis Sistem pengendalian Internal
Penjualan Kredit. Malang : KPRI UNIBRAW.
28