Board Governance and  
Best Practice Checklist 
 
 
 
September 2018 
 
 
 
 
Developed in consultation with 

 
www.CreativeOptionC.com 
 
 
 
 
 
This tool was designed to help nonprofit organizations assess their organizational capacity 
against a number of best practices recommended by the Center for Nonprofit Resources.  Each 
organization will need to decide for itself what changes, if any, to make in its governance and 
management policies and practices based on the self‐assessment.  For more information 
concerning any of the checklist items below, be sure to visit the Resource Library at 
www.c4npr.org or call Heather Bradley at 419‐241‐9513. 
 
 
 

-1-
  Yes  No  ?  Comments 
BOARD GOVERNANCE 
Mission and Vision 
1. Is the current mission statement appropriate and         
relevant? 
2. Does the organization have a clearly‐articulated 5‐ or       
10‐year vision? 
3. Has the organization developed clearly‐articulated       
values or guiding principles? 
4. Does the board play a role in developing and regularly       
reviewing the organization’s mission, vision and values? 
5. Are the mission, vision, and values used to drive       
decisions? 
Bylaws and Other Governance Policies 
6. Does the board have written bylaws in place which are         
accessible to all and to which the group adheres? 
7. Does the board review the bylaws periodically and       
ensure adherence? 
8. Has the board adopted a Conflict of Interest Policy       
providing for the disclosure of potential conflicts and 
requiring board members to abstain from voting? 
9. Has the board adopted a Code of Ethics that       
establishes the standards of conduct for board and staff? 
10. Has the board adopted policies for effective       
governance such as how meeting agendas are established 
and processes for decision‐making? 
11. Are the board’s policies easily referenced by all?       
 
12. Do the bylaws or governance policies provide for       
limited terms for board members and officers? 
13. Do the bylaws or governance policies provide a       
process to make nominations and board appointments? 
14. Do the bylaws or governance policies provide a       
process for removing a board member when necessary? 
15. Do the bylaws or governance policies provide a clear       
process for handling urgent matters between meetings? 
Board Role and Responsibilities 
16. Are the responsibilities of board members clearly         
spelled out in a board member position description? 
17. Do all board members demonstrate understanding of       
and embrace their role as trustees of a nonprofit fiscally 
responsible to the public and to donors? 

-2-
  Yes  No  ?  Comments 
18. Are all board members willing to participate in         
governance, that is, in making policy‐related decisions 
that guide programs and operational activities? 
19. As a matter of policy, do all board members       
demonstrate support for the organization’s mission? 
20. Do all board members annually self‐evaluate their       
own performance as board members? 
Board and Committee Structure 
21. Are the structure and responsibilities of each         
committee clearly outlined in written policies? 
22. Are the board’s committees active and responsible       
for the work in their area? 
23. Do all committees, including an Executive Committee,       
report their activities to the board? 
24. Do committee assignments reflect interests and skills       
of board members? 
25. Does the committee structure contribute to effective       
board governance and decision‐making? 
26. Are board and staff roles with respect to committee       
work written, clearly understood, and respected by all? 
Board Culture and Group Dynamics 
27. Is diversity of thought specifically encouraged among         

board members? 
28. Is adequate time given for free and full discussion of       
important matters? 
29. When a difference of opinion emerges, is the matter       
resolved in a way that demonstrates respect for all? 
30. Are the talents of board members used effectively?       
Do board members enjoy the work/find it meaningful? 
31. Do board members communicate with each other in a       
way that builds trust and teamwork? 
32. Does the board have an annual retreat? Is it well‐      
attended? 
Board Composition and Development 
33. Is the board comprised of individuals with the         
requisite skills, characteristics, interests, and experiences 
to perform the board’s functions? 
34. Does the board composition represent the diversity in       
the community in terms of gender, race, age, geographic 
distribution, and stakeholder interests? 
35. Does the board have enough productive members to       
effectively govern and fulfill its responsibilities? 

-3-
  Yes  No  ?  Comments 
36. Does the board participate in identifying its board         
development needs and recruiting potential board 
members who might meet those needs? 
37. Does each new board member receive a board‐led       
orientation to the organization including its policies, 
board member expectations, practices, and history? 
38. Do board members participate in a regular self‐      
assessment of the board’s governance function? 
Meetings 
39. Are meeting agendas and supporting materials         
provided to all board members prior to each meeting? 
40. Are all board members prepared for each meeting?       
 
41. Are board meetings well attended?       
 
42. Is there a written attendance policy for board       
meetings with stated consequences for excessive 
absenteeism? 
43. Are minutes prepared for each meeting which are       
approved by the board and held in a central location as 
the corporate record? 
44. Are board meetings focused on policy, planning,       
evaluation, fiscal responsibility, and other important 
long‐term matters rather than on day‐to‐day operations? 
45. Does the board chair effectively facilitate to keep       
each meeting on track and allowing for full discussion of 
important matters? 
46. Are board meetings productive, making good use of       
board member time? 
47. Does everyone leave board meetings with a clear       
understanding of what has been decided and what will 
happen next? 
48. How can the board improve in the area of board governance? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

-4-
  Yes  No  ?  Comments 
FINANCE AND LEGAL MATTERS
Compliance with State and Federal Laws 
49. Does the board have a legally‐registered statutory         

agent and a current certificate of continuing existence 
from the Ohio Secretary of State? 
50. Does the board review and certify the accuracy of the       
IRS 990 (tax return form) each year before it is filed? 
51. Is the organization properly registered with the Ohio       
Attorney General’s office and up to date with filings? 
52. Does the board conduct a periodic review of its       
compliance with federal and state laws? 
53. Does the board carry and review its general liability       
and Directors and Officers’ liability insurance policies?  
54. Is the board aware of and in compliance with laws       
governing legislative advocacy and lobbying?  
55. Has the board adopted a legally‐compliant Document       
Retention and Destruction Policy? 
Budgeting and Financial Oversight 
56. Does the board establish an annual budget that         
reflects the organization’s priorities, goals and values?  
57. Is the budget thoroughly discussed by the board       
before it is adopted? 
58. Does the board regularly review financial reports       
(Profit & Loss Statement/Balance Sheet) that are timely, 
understandable, and support fiscal decision‐making? 
59. Is the treasurer or another board member actively       
involved in preparing financial reports for the board? 
60. Does the board discuss discrepancies between the       
approved budget and actual income or spending? 
61. If a board member is concerned about something in       
the financial reports, could he or she speak up? 
Audits  
62. [Organizations with annual income above $300,000]         
Does the board require and review an annual audit by an 
external accounting firm? 
63. Does the board follow any recommendations in the       
management letter accompanying the external audit? 
64. [Organizations with less annual income] Does the       
organization have a policy in place to provide for an 
internal audit performed by board members who do not 
ordinarily have access to financial records and accounts? 

-5-
  Yes  No  ?  Comments 
Financial Policies and Procedures 
65. Does the organization have and follow written         

financial management policies addressing internal 
controls, monitoring, whistleblowing, and investments? 
66. Are the organization’s financial policies regularly       
reviewed and approved by the board? 
67. How can the board improve in the area of Finance and Legal Matters? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MANAGEMENT AND LEADERSHIP
Board‐CEO Relationship 
68. Does the board provide clear goals, expectations, and         
identified performance indicators for the CEO? 
69. Does the board provide adequate resources and       
authority as needed to achieve goals and meet stated 
expectations? 
70. Is there a climate of mutual trust and respect       
between the board and CEO? 
71. Do board members understand that only the board as       
a whole or a board designee can direct the CEO?  
72. Does the board provide a regular performance       
evaluation of the CEO? 
73. Are the distinct roles and responsibilities of board and       
CEO understood and respected by all? 
74. Does the board allow and provide the CEO       
professional growth and development opportunities? 
Change Management 
75. Is leadership open to new ideas that emerge from         
board members, staff, customers or other stakeholders? 
76. When a major change is underway, does the       
organization put a written plan in place? 
77. Does the organization take time to celebrate short‐      
term victories associated with long‐term change efforts? 
78. Does the organization take steps to embed changes in       
the organization’s culture? 

-6-
  Yes  No  ?  Comments 
Leadership Development and Training 
79. Is there a regular process in place for veteran board         
members to mentor newer board members? 
80. Do board members engage in regular opportunities to       
participate in training and ongoing education? 
81. Does the board regularly review its leadership needs       
and develop new board members to fill those roles? 
Leadership Transitions and Succession Planning 
82. Is there a written succession plan in place for the         
CEO? 
83. Are there written succession plans in place for the       
board’s leadership positions? 
84. How can the organization improve in the area of Leadership and Management? 
 
 
 
 
 
 
 
PLANNING AND EVALUATION
Strategic Planning 
85. Does the organization have written documents that         
clearly describe the organization’s mission, strategic 
vision, long‐term and short‐term goals and action steps? 
86. Did the board take an active role in crafting the       
strategic plan? 
87. Does the plan outline specific objectives for the       
board, board officers, and committees as well as staff? 
88. Does the board regularly review the progress on the       
stated goals, and make adjustments as needed? 
89. Is the board able to use the strategic plan as a tool for       
assessing the performance of the CEO? 
90. Is the CEO able to use the strategic plan as a tool for       
assessing the performance of staff? 
Program Planning and Logic Models 
91. Are those responsible for program planning utilizing         
logic models to assess existing resources and develop 
desired outcomes and performance measures? 
92. Is program planning based on assessment of needs       
for people served or the community? 

-7-
  Yes  No  ?  Comments 
Program Evaluation and Outcome Measurement 
93. Are the organization’s measures for successful         
programs, services and operations clear to everyone? 
94. Does the board review outcomes data and       
performance measures to ensure effectiveness and 
efficiency of programs and make changes accordingly? 
95. Does the board have information, in addition to staff       
reports, by which to evaluate program effectiveness? 
96. How can the organization improve in the area of Planning and Evaluation? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HUMAN RESOURCES 
Position Descriptions 
97. Are there written job descriptions for the CEO and         
other staff that clearly spell out their responsibilities? 
98. Do all staff members have access to an up‐to‐date job       
description outlining their key responsibilities? 
99. Is there a process in place for regularly reviewing and       
updating the CEO and staff position descriptions? 
Employment Manual 
100. Has the board adopted an Employment Manual         
including staff selection, training, promotion, 
compensation, and grievance procedures? 
101. Do all staff have access to up‐to‐date copies of the       
Employment Manual? 
102. Are comprehensive personnel files maintained in a       
secure, legally‐compliant manner? 
103.  Has the board defined its philosophy of progressive       
discipline and other important HR matters? 
Compensation 
104. Does the board regularly review and update the         

salary and benefits packages of the CEO and employees? 
105. Does the board review contracts and performance of       
independent contractors employed by the organization? 

-8-
  Yes  No  ?  Comments 
Performance Evaluation 
106. Does the board provide a written performance         
evaluation to the CEO at least annually? 
107. Do all staff members receive written performance       
evaluations by the CEO annually? 
108. Are performance evaluations based on clearly       
identified expectations spelled out in strategic and 
program plans, the Employment Manual, and position 
descriptions? 
109. How can the organization improve in the area of Human Resources? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
VOLUNTEERS 
Policies and Planning 
110. Does the organization have strategies and         
infrastructure for mission‐driven volunteer engagement? 
111. Does the organization have comprehensive policies       
in place governing volunteers and their activities? 
112. Does the organization have a risk management       
policy? 
113. Does the organization carry sufficient liability       
insurance to cover volunteers? 
114. Does the organization’s budget contain sufficient       
resources for developing and supporting volunteers? 
Recruitment and Screening 
115. Does the organization have a strategy for outreach         
and volunteer recruitment to sustain ongoing volunteer 
engagement? 
116. Does the organization have a plan for screening,       
selecting, and matching volunteers? 
117. Does the organization conduct background checks       
on volunteers who handle money or who are around 
vulnerable people (children, elderly, disabled, etc.)? 
118. Does the organization have a method to match       
volunteers to the most appropriate role? 

-9-
  Yes  No  ?  Comments 
Training and Retention 
119. Has the organization developed a curriculum/         
manual for training volunteers on their respective roles? 
120. Has the organization equipped volunteers to work       
with each other? 
121. Does the organization clarify roles, re‐train and       
support volunteers throughout their service tenure? 
122. Does the organization’s leadership demonstrate       
commitment to volunteer engagement by dedicating 
sufficient resources (time, money, people, tools)? 
123. Does the organization invite dialogue with       
volunteers? 
Tracking and Evaluation 
124. Does the organization have a method to track the         
outputs and outcomes of volunteer contributions? 
125. Does the organization monitor the quality of the       
volunteer experience? 
126. Is the organization able to articulate volunteer       
contributions and impact? 
127. How can the organization improve in the area of Volunteers? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FUNDRAISING 
Board Involvement 
128. Are all board members actively involved in securing         
adequate financial resources to fund the budget? 
129. Does the board understand and support the       
organization’s income strategies? 
130. Is there a written agreement concerning any       
expectation that board members contribute financially? 
Fundraising Planning 
131. Does the organization have a written plan for         
fundraising that outlines roles and responsibilities of 
board, staff and volunteers? 

- 10 -
  Yes  No  ?  Comments 
132. Does the organization have a written plan in place         
that outlines which fundraising methods the organization 
will use (and not use) in a given year, including events, 
mail, major donor, grant‐writing, social media, etc.? 
133. Does the organization have a written plan in place       
that provides for regular, renewable sources of 
unrestricted income to support operations? 
134. Does the organization’s budget provide sufficient       
resources for fundraising (printing, mail, events, etc.)? 
Databases and Information Management 
135. Does the organization have a secure contact         
management system for donors/potential donors? 
136. Do all board members participate in providing       
updated information for donors/potential donors? 
137. Does the organization know where to find donor and       
grantmaker information? 
Campaigns and Gift Acceptance 
138. Are board members aware of grants received, any         
stipulations, restrictions or requirements in the award 
contract and how the funds are tracked in the financials? 
139. Do board members know how gifts can be received       
(cash, checks, online, stocks, property, estate plans, etc.)?
140. Does the organization use technology (website and       
social media) to ask for and receive donations? 
141. Does the organization regularly solicit donations       
from board members, staff, volunteers, and members? 
142. How can the organization improve in the area of Fundraising? 
 
 
 
 
 
 
TECHNOLOGY 
Computers and Equipment 
143. Does the organization have the ability to use         
functioning computers that are basically up to date?  
144. Does the organization have a regular and reliable       
process for backing up computer records? 
145. Does the organization have reliable access to the       
internet? 

- 11 -
  Yes  No  ?  Comments 
Record Keeping 
146. Does the organization use computer software (Excel,         
QuickBooks) to keep financial records?  
147. Does the organization have software to record the       
types of services provided to individuals/families? 
148. Does the organization have software to record       
individuals or families enrolled/served through programs 
as well as client outcomes?  
149. Does the organization have software capable of       
keeping track of donors, members and volunteers?  
150. Is the organization’s electronic records, including       
email, addressed in a Document Retention and 
Destruction Policy? 
Specific Tools 
151. Does the organization make use of Web 2.0 tools         
such as Google Drive and Trello for sharing documents 
internally? 
152. How can the organization improve in the area of Technology? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MARKETING AND PUBLIC RELATIONS 
Public Relations 
153. Do board members positively represent the         
organization in the community? 
154. Does the organization publish an annual report?       
 
155. Does the board regularly review the organization’s       
marketing and PR position and strategy and make 
adjustments as needed? 
Branding and Storytelling 
156. Has the organization discussed branding and ways to         
implement your brand across media platforms? 
157. Is the organization adept at telling its story?       
 

- 12 -
  Yes  No  ?  Comments 
158. Does the organization make use of a unique logo         
and other visual elements on all printed and online 
materials? 
159. Does the organization have clear text (consistent       
message) that is used on all printed and online materials? 
160. Does the organization have a simple tagline that tells       
all who see or hear it exactly what your group does? 
161. Does the organization have pictures or simple       
informational graphics that tell the story of what you do? 
Website and Social Media 
162. Is there an easy‐to‐use “Donate” button clearly       
visible on every page of your website?  
163. Is the organization using multiple forms of social       
media? 
164. Is the organization using social media consistently       
according to a set editorial calendar for posting? 
165. Does the organization have a policy on use of social       
media that outlines who may post on behalf of the 
organization? 
166. How can the organization improve in the area of Branding and Media? 
 
 
 
 
 
 
 
 

- 13 -