You're managing an underperforming employee. How do you handle their defensiveness during feedback sessions?

When dealing with a defensive employee during feedback sessions, it’s crucial to approach the conversation with empathy and clarity. Focus on the specific behaviors and their impact on the team, rather than making it personal. Begin by acknowledging their strengths to create a balanced dialogue. Use open-ended questions to encourage reflection, such as, "What do you think could be improved?" This approach reduces defensiveness and fosters a more collaborative discussion on how they can improve.

Before talking to underperforming employee we must collect information like about his/her performance problems by making sure they are based on facts. Think about how we can focus on solutions rather than problems. We must start with some positive feedback and can move slowly towards the areas they can improve. As we are well prepared it will help to focus and make discussion easy.

Die für mich wichtigste Frage in einem solchen Gespräch, die es zu klären gilt, ist, ob dieser angeblich leistungsschwache Mitarbeiter vielleicht an einer anderen Position im Team / im Unternehmen besser eingesetzt ist. Ihm / Ihr die Fehler und negative Auswirkungen auf das Team aufzuzeigen bringt mich an dieser Stelle kein bisschen weiter. Im Gegenteil: es verstärkt ggf. nur einen Unmut, den der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin vielleicht bereits in sich trägt - eben WEIL er / sie vielleicht nicht am richtigen Platz sitzt, um seine /ihre Kompetenzen richtig "zu spielen". Es gilt also wieder einmal: genau hinschauen, hinhören und hineinhören in meine Mitarbeiter

When managing an underperforming employee who is defensive during feedback sessions, approach the conversation with empathy and focus on facts. Start by affirming their value to the team, then use specific, objective examples of where improvements are needed. Engage them in the solution by asking for their input on how they can overcome these challenges. This approach helps minimize defensiveness, promotes a constructive dialogue, and encourages personal accountability and development.

Feedbackgespräche. Das Damoklesschwert in jedem Unternehmen. Das geht auch anders. Solche Gespräche sind wichtig, keine Frage, allerdings kann ich ihnen die Schwere nehmen, indem ich sicherstelle, dass meine Angestellten von Anfang an die Ziele des Unternehmens mittragen - und sich genauso leidenschaftlich dafür einsetzen wie ich selbst. Angestellte, die "nur ihre Zeit absitzen", sind die Handbremse für jedes Unternehmen. Bei solchen Mitarbeitern / Mitarbeiterinnen suche ich das Gespräch, um ihren Punkt für eine intrinsische Motivation herauszufinden. Was braucht es, um ihre Leidenschaft zu wecken? Denn wer mit Leidenschaft die Ziele des Unternehmens mitträgt, bedarf keiner kurzlebigen extrinsischen Motivation.

Zuhören ist gut. Hinhören ist besser und Hineinhören ist die Königsklasse und die größte Wertschätzung, die ich einem Gesprächspartner angedeihen lassen kann. Das gilt auch und insbesondere in Gesprächen mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen

My focus is always on growth and development and my approach is: 1. Emphasize Improvement Over Criticism 2. Acknowledge Their Feelings 3. Provide Specific Examples 4. Listen and Engage 5. Focus on Behaviors, Not the Person 6. Develop a Forward-Looking Action Plan 7. Encourage a Growth Mindset 8. Offer Support 9. Follow Up 10. Celebrate Progress By focusing on these aspects, I aim to turn feedback sessions into constructive and positive experiences that promote growth and development.