Idex améliore ses pratiques pour atteindre ses objectifs de développement durable

Fondée en 1963, Idex était une petite entreprise familiale de services énergétiques implantée près de Paris. Aujourd'hui, elle est la première entreprise de taille intermédiaire française de services énergétiques et elle s'étend rapidement en Europe, de la Belgique aux pays baltes. L'entreprise s'est développée en redoublant d'efforts sur différentes énergies renouvelables : le solaire, la géothermie, le biogaz et la transformation des déchets industriels et de fabrication en énergie. Cette démarche est en parfaite adéquation avec son engagement en faveur d'une énergie durable pour ses propres activités et ses différents clients.

L'entreprise exerce ses activités dans différentes zones géographiques, et compte des dizaines d'agences qui gèrent des centaines de sites. Même si chaque agence s'appuie sur de solides racines régionales et des méthodes de travail distinctes, Idex a besoin de clarté en termes d'objectifs, de ligne de conduite et de valeurs, comme toute entreprise florissante. C'est pourquoi Idex a récemment redéfini sa vision et ses valeurs afin de moderniser l'entreprise, de répondre aux attentes de ses employés et clients, et de standardiser ses activités dans ses différentes zones d'intervention. 

Alors qu'elle cherche à donner plus d'autonomie à ses employés et à améliorer les services proposés aux clients, l'entreprise a mis en place un nouveau plan d'action numérique qui fait partie intégrante de sa transformation. Cette démarche est axée sur les outils collaboratifs, la cybersécurité et la durabilité écologique. Les décideurs de l'entreprise se sont engagés à respecter ces principes. Ils n'investiront dans aucune nouvelle technologie qui n'aide pas les employés à collaborer à distance ou ne renforce pas la sécurité, et ils ne choisiront aucun fournisseur de technologie qui ne s'efforce pas de réduire son empreinte carbone.

Google Workspace et les ordinateurs Chrome OS sont parfaitement adaptés à la vision d'Idex en termes de développement durable. "Nous voulons rester cohérents avec notre vision en exerçant nos activités de la façon la plus efficace et durable possible", explique Odile Bonhomme, directrice des ressources humaines chez Idex. "Google Workspace offre un ensemble complet d'applications de collaboration qui ont fait leurs preuves, et les Chromebooks sont bien moins vulnérables que les PC face aux rançongiciels et autres menaces. Ces solutions sont essentielles pour mettre en place des méthodes de travail plus modernes, sûres et durables. Google nous permet de travailler plus intelligemment et de mieux accompagner nos clients, qui se tournent vers des services plus soucieux de l'environnement", ajoute-t-elle.

Collaborer depuis n'importe où 

Idex apprécie particulièrement que les outils collaboratifs de Google Workspace (notamment Google Docs, Drive et Sheets) permettent à ses employés de collaborer étroitement entre eux où qu'ils se trouvent. Ils peuvent ainsi travailler non seulement à domicile, mais aussi dans un aéroport, une gare, une bibliothèque, un café ou une maison de vacances. "Nous voulions offrir ce type de liberté à nos employés, et c'est maintenant le cas", précise Odile Bonhomme.

Certains employés ont quitté le siège parisien et des bureaux plus petits situés dans d'autres villes, mais ils peuvent toujours collaborer facilement avec leurs équipes. Les dossiers Google Drive partagés sont de plus en plus utilisés, et de nombreuses personnes ont découvert avec plaisir l'intérêt de Google Sheets pour collaborer sur des feuilles de calcul sécurisées, offrant de nombreuses fonctionnalités. Pour beaucoup d'autres, Google Docs est devenu l'outil le plus populaire de Google Workspace, car il permet de créer, de modifier et de finaliser des contenus facilement. 

"Nous pouvons travailler simultanément sur le même document, même en étant à 500 kilomètres les uns des autres. Auparavant, nous devions suivre les différentes versions d'un même document. Nous n'étions pas toujours certains de modifier la version la plus récente, mais ce problème n'existe plus dans Google Docs", explique Odile Bonhomme.

Simplifier les processus informatiques et renforcer la sécurité

En 2021, Idex a commencé à abandonner ses ordinateurs traditionnels pour des ordinateurs Chrome OS dotés d'applications cloud à l'échelle de l'entreprise, et tous les remplacements de PC ont parallèlement été bloqués. Cela a permis à l'équipe informatique de déconnecter les serveurs et de réduire les demandes d'assistance technique. Ainsi, elle a pu faire des économies, gagner du temps et se faciliter la tâche. 

"Depuis que nous avons migré vers Google Workspace et les appareils Chrome OS, nous avons réduit nos besoins en termes d'assistance technique. De plus, nous avons pu dédier nos ressources informatiques à des projets stratégiques au lieu de les affecter simplement aux affaires courantes. Tout est simple et efficace, et cela a permis à nos équipes d'avancer dans leurs projets sans difficultés informatiques", explique Guillaume Laurency, directeur des systèmes numériques chez Idex.

En simplifiant l'administration informatique et en collaborant étroitement avec Google, Idex a pu réduire ses coûts informatiques. Parallèlement, la migration vers Google Workspace et les Chromebooks a renforcé les efforts de l'entreprise en termes de développement durable, car elle a beaucoup moins recours aux serveurs sur site et autres systèmes énergivores. Aujourd'hui, les équipes utilisent des Chromebooks et travaillent en toute confiance via un plus grand nombre d'applications cloud. Idex consomme moins d'énergie pour ses activités quotidiennes, et sa démarche est donc un peu plus écologique, en cohérence avec sa vision à long terme.

Adopter Google Workspace a aussi permis d'améliorer la sécurité. Google Drive et les autres applications Google Workspace utilisent le chiffrement pour sécuriser les données et les documents, ce qui permet à Idex et ses clients de travailler avec un niveau de sécurité inédit. "Nous ne travaillons qu'avec des documents Google Drive, ce qui est beaucoup plus sûr que d'utiliser des serveurs vulnérables. Et les Chromebooks sont moins exposés aux rançongiciels et autres attaques. Nous ne pourrions pas nous permettre que l'un de nos clients, comme une université ou le quartier d'affaires de La Défense à Paris, ne puisse plus se chauffer en hiver en raison d'une cyberattaque contre nos systèmes", affirme Guillaume Laurency.

Des expériences de travail flexibles et optimisées

Au début, certaines équipes ne souhaitaient pas passer à Google Workspace, mais Idex a fait intervenir des "ambassadeurs du changement" pour qu'un maximum de personnes adhèrent à la démarche, et la transformation s'est accélérée. Les vieilles habitudes ont la vie dure, et les changements prennent du temps même s'ils sont positifs.

Benjamin Fremaux, président de l'entreprise, a joué un rôle majeur en tant qu'ambassadeur du changement. Il n'accepte plus que des documents Google Docs. C'est sa façon d'encourager l'entreprise à accélérer la transition, et cela a généré un effet domino du haut vers le bas de la hiérarchie.

La pandémie a aussi accéléré le changement, car les employés n'avaient pas d'autre choix que de collaborer à distance. "Les outils collaboratifs de Google Workspace ont été très précieux au début de la pandémie. Ils nous ont aidés à nous adapter rapidement. Aujourd'hui, nous savons comment intégrer ces outils dans notre collaboration quotidienne pour que nos équipes et clients continuent à en bénéficier", explique Odile Bonhomme.

Comme de nombreuses entreprises, Idex adopte une méthode de travail hybride, certains employés travaillant à distance à temps partiel voire complet. Et le télétravail ne se fait pas forcément à domicile. 

"Nous pouvons travailler en toute sécurité dans un café ou d'autres lieux. En tant qu'employeurs, nous devons trouver les moyens d'attirer et de fidéliser les meilleurs talents. Google Workspace et les Chromebooks nous permettent d'offrir facilement des expériences de travail flexibles et modernes", conclut Odile Bonhomme.