Saiba como escolher uma plataforma baseada em nuvem, criar uma estrutura de pastas clara, configurar regras de acesso e permissão, usar sistemas de controle de versão e backup e se comunicar e colaborar de forma eficaz para o compartilhamento de arquivos em sua equipe virtual.

Para otimizar a organização dos documentos, é necessário segmentá-los, seja por temas, períodos, projetos. Utilizar palavras-chave facilita o acesso e a pesquisa. É importante padronizar a nomenclatura dos arquivos para manter a ordem (além de evitar quebrar referências nas conexões de dados). Uma sugestão é criar uma pasta específica para versões obsoletas (versão 1,2, etc). A padronização é fundamental para a eficiência, reduzindo erros e confusões na interpretação das informações.

O compartilhamento de arquivos da sua equipe virtual é uma bagunça. Como você pode consertá-lo?

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Se você trabalha em uma equipe virtual, sabe como o compartilhamento de arquivos é importante para a colaboração e a comunicação. Mas você também sabe o quão confuso ele pode ficar quando você tem várias versões, formatos, locais e permissões para seus arquivos. Como você pode consertar a bagunça de compartilhamento de arquivos da sua equipe virtual e torná-la mais eficiente e organizada? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 9 contribuições. Saiba mais

Isabela Martins

Analista de Custo e Orçamento Corporativo SR | bp bioenergy

1 Escolha uma plataforma baseada em nuvem

O primeiro passo para corrigir sua bagunça de compartilhamento de arquivos é escolher uma plataforma baseada em nuvem que atenda às necessidades e preferências da sua equipe. Uma plataforma baseada em nuvem permite armazenar, sincronizar e acessar seus arquivos de qualquer lugar e qualquer dispositivo, bem como compartilhá-los com seus colegas de equipe e parceiros externos. Algumas das plataformas baseadas em nuvem mais populares para compartilhamento de arquivos são Google Drive, Dropbox, OneDrive e Box. Compare seus recursos, preços, segurança e integrações e decida qual funciona melhor para sua equipe.

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Raquel T.

Correspondente jurídico, Bacharel em Direito, contratos, LGPD, licitações, gestão em Logística, analista de Recursos Humanos, financeiro, Supervisora - Região Sorocaba, SP
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Adicionar tags aos arquivos para classificá-los com palavras-chave relevantes para facilitar a busca e organização dos documentos. orientar a equipe sobre a importância de manter a organização, facilidades de ferramentas para organização.

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Graeme Pascoe

IT Solution Provider | Managed IT Cloud Solutions | Microsoft 365 Solutions | Cyber Security | #WorkFromHome #Accounting #Manufacturing
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A cloud-based solution is the answer to file sharing chaos. However, many smaller businesses choose to use the free versions of Google Drive, Dropbox or other services. This means they are trusting these cloud-based services with very little support when things go wrong. Paying for these services is essential for business to get adequate support. A service like Microsoft 365 or equivalent means that you not only get support but enterprise grade security giving detailed, granular control over sharing. Users can be restricted to only sharing to specified destinations, files can be set to edit or read only, shares can be time limited even blocked from on-forwarding by the receiver. Sharing can also be password protected.

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2 Criar uma estrutura de pastas clara

O próximo passo é criar uma estrutura de pastas clara para seus arquivos na plataforma escolhida. Uma estrutura de pastas ajuda você a organizar seus arquivos por categorias, projetos, equipes ou qualquer outro critério que faça sentido para seu trabalho. Ele também ajuda você a encontrar seus arquivos mais rapidamente e evitar duplicação ou confusão. Uma boa estrutura de pastas deve ser simples, consistente e lógica. Use nomes descritivos e relevantes para suas pastas e subpastas e evite usar muitos níveis ou aninhamento.

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Isabela Martins

Analista de Custo e Orçamento Corporativo SR | bp bioenergy
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Para otimizar a organização dos documentos, é necessário segmentá-los, seja por temas, períodos, projetos. Utilizar palavras-chave facilita o acesso e a pesquisa. É importante padronizar a nomenclatura dos arquivos para manter a ordem (além de evitar quebrar referências nas conexões de dados). Uma sugestão é criar uma pasta específica para versões obsoletas (versão 1,2, etc). A padronização é fundamental para a eficiência, reduzindo erros e confusões na interpretação das informações.

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Omar AbouelRegal

Senior Technical Advisor at Microsoft
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Use a consistent naming convention for the folder. Establish a hierarchical folder structure for each department Delete and archive unnecessary files

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Leandro Correa

Gestão Agrícola | Planejamento | Custos
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Por isso que vc é minha number one! Pra se otimizar tempo e ganhar performance, organização e priorização são essenciais. #organizacao

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3 Configurar regras de acesso e permissão

Outra etapa para corrigir sua bagunça de compartilhamento de arquivos é configurar regras de acesso e permissão para seus arquivos e pastas. As regras de acesso e permissão determinam quem pode exibir, editar, comentar ou baixar seus arquivos e pastas. Eles também ajudam você a proteger suas informações confidenciais ou confidenciais e evitar alterações ou erros indesejados. Você pode configurar regras de acesso e permissão para arquivos ou pastas individuais ou para grupos de usuários ou funções. Você também pode usar proteção por senha, criptografia ou datas de expiração para segurança extra.

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4 Usar sistemas de controle de versão e backup

Uma das fontes mais comuns de bagunça de compartilhamento de arquivos é o controle de versão. O controle de versão é o processo de rastrear e gerenciar as alterações feitas em seus arquivos ao longo do tempo. Ele ajuda você a evitar perder seu trabalho, substituir seus arquivos ou criar conflitos ou inconsistências. Uma plataforma baseada em nuvem geralmente tem um sistema de controle de versão integrado que permite que você veja o histórico, revisões e comentários de seus arquivos e restaure versões anteriores, se necessário. Você também pode usar um sistema de controle de versão separado, como Git ou SVN, para projetos mais complexos ou baseados em código. Além disso, você deve sempre fazer backup de seus arquivos regularmente e armazená-los em um local ou dispositivo diferente.

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5 Comunique-se e colabore de forma eficaz

A etapa final para corrigir sua bagunça de compartilhamento de arquivos é se comunicar e colaborar efetivamente com seus colegas de equipe e partes interessadas. A comunicação e a colaboração são essenciais para qualquer equipe virtual, mas especialmente para o compartilhamento de arquivos. Você deve se comunicar de forma clara e frequente sobre suas expectativas, diretrizes e atualizações de compartilhamento de arquivos. Você também deve usar os recursos de colaboração de sua plataforma, como comentários, bate-papo ou coedição, para trabalhar em seus arquivos juntos e fornecer feedback. Finalmente, você deve respeitar e seguir a etiqueta de compartilhamento de arquivos e as melhores práticas de sua equipe e organização.

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2 Criar uma estrutura de pastas clara

3 Configurar regras de acesso e permissão

4 Usar sistemas de controle de versão e backup

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2 Criar uma estrutura de pastas clara

3 Configurar regras de acesso e permissão

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