Como definir regras básicas para uma teleconferência?

1 Escolha a plataforma certa

Dependendo do objetivo e do tamanho da sua chamada em conferência, talvez seja necessário usar diferentes plataformas ou ferramentas para facilitar a comunicação. Por exemplo, talvez você queira usar um software de videoconferência se precisar compartilhar elementos visuais, uma ponte telefônica se tiver um grande número de participantes ou um aplicativo baseado na Web se precisar colaborar em documentos. Seja qual for a plataforma escolhida, certifique-se de que ela seja confiável, segura e compatível com os dispositivos e redes de todos os participantes. Você também deve testá-lo antes da chamada e fornecer instruções claras sobre como acessá-lo.

2 Convide as pessoas certas

Outra regra básica importante para uma teleconferência é convidar apenas as pessoas que são relevantes e necessárias para a discussão. Ter muitos ou poucos participantes pode afetar a qualidade e o resultado da chamada. Você também deve informar os participantes da agenda, objetivos e expectativas da chamada com antecedência, e pedir que eles confirmem sua presença e disponibilidade. Dessa forma, você pode evitar surpresas, atrasos e interrupções durante a chamada.

3 Estabeleça a etiqueta

Para garantir que sua teleconferência seja respeitosa e profissional, você também deve estabelecer algumas regras de etiqueta para os participantes. Por exemplo, você deve pedir que eles silenciem seus telefones ou microfones quando não estiverem falando, para evitar ruído de fundo e distrações. Você também deve pedir que eles se apresentem quando falam, que usem uma linguagem educada e clara e evitem multitarefas ou conversas paralelas. Você também deve lembrá-los de respeitar o limite de tempo e a agenda da chamada, e evitar interromper ou dominar a conversa.

4 Facilite a interação

Como anfitrião ou líder da teleconferência, você também deve facilitar a interação entre os participantes, especialmente se eles não estiverem familiarizados entre si ou com o tema. Você deve começar a chamada dando as boas-vindas a todos, revendo a agenda e os objetivos, e definindo o tom e as expectativas. Você também deve moderar a discussão fazendo perguntas, solicitando feedback, resumindo pontos e resolvendo conflitos. Você também deve reconhecer e apreciar as contribuições dos participantes, e terminar a chamada agradecendo-lhes, revisando os itens de ação e acompanhando com um e-mail.

5 Lidar com os desafios

Apesar de seus melhores esforços, você pode encontrar alguns desafios ou dificuldades durante sua teleconferência, como problemas técnicos, mal-entendidos ou desacordos. Para lidar com essas situações, você deve permanecer calmo, paciente e flexível. Você também deve se comunicar de forma clara e eficaz, e buscar soluções em vez de culpar. Você também deve pedir desculpas por qualquer inconveniente ou erro, e oferecer assistência ou suporte, se necessário. Você também deve aprender com sua experiência e buscar feedback para melhorar suas habilidades de teleconferência.

6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?