¿Cómo se pueden priorizar las tareas cuando los plazos son ajustados?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

Cuando los plazos son ajustados, debe priorizar sus tareas de manera efectiva para evitar el estrés, el agotamiento y las oportunidades perdidas. Priorizar las tareas puede ayudarte a centrarte en los aspectos más importantes y urgentes de tu trabajo, a la vez que gestionas tu tiempo y tus recursos de forma eficiente. En este artículo, compartiremos algunos consejos sobre cómo priorizar las tareas cuando los plazos son ajustados, utilizando algunas herramientas y estrategias sencillas.

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Aurore DIJOUX

Directrice du recrutement, Est du Canada

1 Evalúe su carga de trabajo

El primer paso para priorizar tus tareas es evaluar tu carga de trabajo actual e identificar todas las tareas que necesitas completar en un plazo determinado. Puedes utilizar una herramienta como una lista de tareas pendientes, un calendario o un software de gestión de proyectos para enumerar todas tus tareas y sus fechas de vencimiento, así como su estado, dependencias y partes interesadas. Esto te ayudará a tener una visión clara de tu trabajo y a evitar olvidar o pasar por alto alguna tarea.

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Sufyan Safdar

Business Developer | Driving Growth | Building Partnerships and Accelerating Revenue
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When facing tight deadlines, prioritize tasks by assessing urgency and importance. Focus on high-impact activities that align with project goals. Break down tasks into manageable steps, delegate when possible, and utilize time-blocking techniques. Stay flexible, adapt as needed, and maintain open communication to manage expectations effectively.

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2 Categoriza tus tareas

El siguiente paso es categorizar tus tareas según su importancia y urgencia. Puedes utilizar una herramienta como la matriz de Eisenhower, que divide las tareas en cuatro cuadrantes: urgentes e importantes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes, y ni urgentes ni importantes. También puede usar una herramienta como el método MoSCoW, que clasifica las tareas como imprescindibles, deberías, podrían tener o no tendrán. Estas herramientas pueden ayudarlo a priorizar sus tareas determinando cuáles son esenciales, cuáles son valiosas, cuáles son opcionales y cuáles son irrelevantes.

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Aurore DIJOUX

Directrice du recrutement, Est du Canada
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La matrice d’Eisenhower est un incontournable outils d'organisation et de prise de décision: grâce à cet outil, vous pourrez facilement classer les tâches en quatre catégories: les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à abandonner, et ainsi mieux passer à travers votre journée de travail.

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3 Planifica tu horario

El tercer paso es planificar su horario en función de sus tareas priorizadas. Puede utilizar una herramienta como un diagrama de Gantt, una línea de tiempo o un tablero Kanban para asignar tiempo y recursos para cada tarea, así como para realizar un seguimiento de su progreso y finalización. También puedes utilizar una herramienta como la técnica Pomodoro, que divide tu trabajo en intervalos cortos de trabajo concentrado y descansos, para aumentar tu productividad y motivación. Estas herramientas pueden ayudarte a planificar tu agenda estableciendo objetivos realistas y alcanzables, gestionando tus expectativas y evitando la procrastinación y las distracciones.

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4 Comunica tus prioridades

El cuarto paso es comunicar tus prioridades a tu equipo, a tu gerente, a tus clientes o a cualquier otra parte relevante. Puede utilizar una herramienta como un informe de estado, una agenda de reuniones o una actualización por correo electrónico para informarles de su carga de trabajo actual, sus tareas prioritarias, sus plazos y cualquier problema o desafío que enfrente. También puede utilizar una herramienta como una solicitud de comentarios, una encuesta o un sistema de calificación para solicitar sus aportes, opiniones y sugerencias sobre su trabajo. Estas herramientas pueden ayudarte a comunicar tus prioridades alineándolas con las expectativas y objetivos de los demás, creando confianza y relación, y resolviendo conflictos y malentendidos.

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5 Revisa y ajusta tus prioridades

El quinto paso es revisar y ajustar tus prioridades regularmente, ya que tu situación laboral puede cambiar o pueden surgir nuevas tareas. Puedes utilizar una herramienta como un análisis DAFO, un panel de KPI o un diario de reflexión para evaluar tu rendimiento, tus resultados y tu satisfacción con tu trabajo. También puede utilizar una herramienta como una solicitud de cambio, una declaración de alcance o un plan de contingencia para documentar y comunicar cualquier cambio o desviación de su plan original. Estas herramientas pueden ayudarte a revisar y ajustar tus prioridades identificando tus fortalezas y debilidades, midiendo tus resultados e impacto, y adaptándote a las circunstancias y demandas cambiantes.

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Aurore DIJOUX

Directrice du recrutement, Est du Canada
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Effectivement, une to do liste n'a pas vocation a être figée, c'est évolutif! La priorité du lundi, n'est peut être pas celle du mardi. Aussi, chaque tâche ne va pas vous prendre le même temps à être accomplie. Dans le livre Eat That Frog!, Brian Tracy nous encourage à commencer notre journée avec la tâche la plus ambitieuse, celle qui est supposée prendre le plus de temps et d'énergie, et de reléguer pour le reste de la journée les autres tâches moindres.

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6 Recompénsate a ti mismo

El último paso es recompensarse por completar sus tareas y cumplir con sus plazos. Puede usar una herramienta como una lista de gratitud, un evento de celebración o un regalo personal para reconocer sus logros, expresar su aprecio y disfrutar de su éxito. También puede utilizar una herramienta como un registro de aprendizaje, una sesión de retroalimentación o un plan de carrera para reflexionar sobre sus aprendizajes, mejorar sus habilidades y avanzar en sus objetivos. Estas herramientas pueden ayudarlo a recompensarse a sí mismo al mejorar su bienestar, aumentar su confianza y motivarlo a continuar priorizando sus tareas de manera efectiva.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Evalúe su carga de trabajo

2 Categoriza tus tareas

3 Planifica tu horario

4 Comunica tus prioridades

5 Revisa y ajusta tus prioridades

6 Recompénsate a ti mismo

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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