Quản lý lưu giữ

Yêu cầu lưu giữ dữ liệu sẽ lưu giữ dữ liệu vô thời hạn để đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý hoặc nghĩa vụ lưu giữ. Thông thường, lệnh tạm ngưng sẽ được áp dụng cho một hoặc nhiều người dùng để đảm bảo rằng dữ liệu có thể liên quan đến một vấn đề không thể bị xoá cho đến khi vấn đề đó không còn hoạt động nữa.

Nếu một người dùng phải tuân theo yêu cầu lưu giữ dữ liệu xoá dữ liệu đã bị lưu giữ, thì dữ liệu đó sẽ bị xoá khỏi chế độ xem của người dùng nhưng vẫn được lưu giữ trong Vault. Miễn là lệnh tạm giữ vẫn có hiệu lực, quản trị viên Vault có thể tìm kiếm và xuất dữ liệu đó.

Các thành phần của lệnh giữ bao gồm:

• Dịch vụ — ứng dụng chịu trách nhiệm về dữ liệu sẽ được lưu giữ. Bạn có thể đặt dịch vụ này thành email, Drive hoặc Groups.
• Phạm vi — các thực thể thuộc phạm vi yêu cầu lưu giữ dữ liệu. Bạn có thể đặt phạm vi thành một hoặc nhiều tài khoản người dùng hoặc thành một đơn vị tổ chức (OU).
• Tuỳ chọn bổ sung (không bắt buộc)—thông tin chi tiết cụ thể (cụm từ tìm kiếm hoặc tuỳ chọn cấu hình) dùng để thu hẹp dữ liệu cần lưu giữ trong phạm vi đã xác định. Các lựa chọn bao gồm:
  • email, Nhóm: cụm từ tìm kiếm để thu hẹp phạm vi tạm ngưng
  • Drive: bao gồm cả bộ nhớ dùng chung trong lệnh tạm ngưng

Để xử lý các tài nguyên trong Vault, tài khoản phải có các đặc quyền bắt buộc đối với Vault và quyền truy cập vào vấn đề. Để truy cập vào một vấn đề, tài khoản phải là người tạo vấn đề, được chia sẻ vấn đề hoặc có đặc quyền Xem tất cả vấn đề.

Tạo yêu cầu lưu giữ thư trên các tài khoản người dùng cụ thể bằng một cụm từ tìm kiếm

Ví dụ sau đây cho thấy cách tạo một trạng thái tạm ngưng có tên "Trạng thái tạm ngưng tài khoản email đầu tiên của tôi" cho:

• Dịch vụ: mail
• Thực thể: tài khoản người dùng "user1" và "user2"
• Các lựa chọn khác: cụm từ tìm kiếm "to:[email protected]"

Truy xuất mã tài khoản người dùng từ AdminSdk. Xin lưu ý rằng HeldAccount có thể nhận mã tài khoản hoặc email. Nếu bạn cung cấp cả hai, email sẽ được dùng và mã tài khoản sẽ bị bỏ qua.

HeldMailQuery mailQuery = new HeldMailQuery().setTerms("to:[email protected]");
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(user1accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setEmail(user2Email));
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First mail Accounts Hold")
    .setCorpus("MAIL");
    .setQuery(new CorpusQuery().setMailQuery(mailQuery))
    .setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
  

def create_hold_mail_accounts(service, matter_id, account_id):
    mail_query = {'terms': 'to:[email protected]'}
    accounts = [
        {'accountId': user1_account_id},
        {'email': user2_email}
    ]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First mail Accounts Hold',
        'corpus': 'MAIL',
        'query': {
            'mailQuery': mail_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

Tạo lệnh giữ cho Drive trên một OU và bao gồm nội dung trong bộ nhớ dùng chung

Ví dụ sau đây cho thấy cách tạo một lệnh giữ có tên là "My First Drive OU Hold" (Lệnh giữ OU đầu tiên trên Drive của tôi) cho:

• Dịch vụ: Drive
• Thực thể: đơn vị tổ chức "Tài chính" (Mã nhận dạng đơn vị tổ chức được ghi lại trong orgUnitId)
• Các tuỳ chọn khác: bao gồm các bộ nhớ dùng chung mà người dùng trong đơn vị tổ chức này là thành viên

Truy xuất mã nhận dạng OU từ AdminSdk.

HeldOrgUnit orgUnit = new HeldOrgUnit().setOrgUnitId(orgUnitId);
// Include shared drives content.
HeldDriveQuery driveQuery = new HeldDriveQuery().setIncludeSharedDriveFiles(true);
// Create the hold.
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Drive OU Hold")
    .setCorpus("DRIVE")
    .setQuery(new CorpusQuery().setDriveQuery(driveQuery))
    .setOrgUnit(orgUnit);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
return createdHold;

def create_hold_drive_org(service, matter_id, org_unit_id):
    drive_query = {'includeSharedDriveFiles': True}
    org_unit = {'orgUnitId': org_unit_id}
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Drive OU Hold',
        'corpus': 'DRIVE',
        'orgUnit': org_unit,
        'query': {
            'driveQuery': drive_query
        }
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

Tạo lệnh tạm ngưng cho Nhóm trên các tài khoản nhóm cụ thể theo phạm vi ngày

Ví dụ sau đây cho thấy cách tạo một chế độ giữ tên là "Chế độ giữ nhóm đầu tiên của tôi" cho:

• Dịch vụ: Groups
• Thực thể: nhóm tài khoản "group1" và "group2"
• Tuỳ chọn khác: chỉ giữ lại những tin nhắn có ngày gửi nằm trong khoảng từ "startTime" đến "endTime"

Truy xuất mã tài khoản nhóm từ AdminSdk.

String APRIL_2_2017_GMT = "2017-04-02T00:00:00Z"; // See below for format*.
 
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId2));
HeldGroupsQuery groupQuery = new HeldGroupsQuery();
// Restrict by sent date.
groupQuery.setStartTime(APRIL_2_2017_GMT);
groupQuery.setEndTime(APRIL_2_2017_GMT);
// create the hold
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Group Hold")
    .setCorpus("GROUPS")
    .setQuery(new CorpusQuery().setGroupsQuery(groupQuery));
    hold.setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
 

def create_hold_groups_date_range(service, matter_id, group_account_id):
    groups_query = {
        'startTime': '2017-04-02T00:00:00Z', # See below for format*
        'endTime': '2017-04-02T00:00:00Z'
    }
    accounts = [{'accountId': group_account_id}]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Group Hold',
        'corpus': 'GROUPS',
        'query': {
            'groupsQuery': groups_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
 

• Định dạng dấu thời gian. Ngoài ra, thời gian bắt đầu/kết thúc được chuyển đổi sang giờ GMT và làm tròn xuống thời điểm bắt đầu của ngày đã cho.

Truy vấn và sửa đổi các lệnh giữ hiện có

Ví dụ sau đây cho thấy cách liệt kê tất cả tài khoản có trong một lệnh tạm ngưng hiện có:

client.matters().holds().accounts().list(matterId, holdId).execute().getAccounts();

# If no accounts are on hold, ['accounts'] will raise an error.
def list_held_accounts(service, matter_id, hold_id):
    return service.matters().holds().accounts().list(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id).execute()['accounts'] 

Ví dụ sau đây cho biết cách thêm một tài khoản vào và xoá một tài khoản khỏi trạng thái tạm ngưng hiện có:

// Add an account by id.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setAccountId(accountId))
        .execute();
// Remove an account by id.
client.matters().holds().accounts().delete(matterId, holdId, accountId).execute();

String email = "[email protected]";
// Add an account by email.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setEmail(email))
        .execute();

 
def add_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    held_account = {'accountId': account_id}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

def remove_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    return service.matters().holds().accounts().delete(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, accountId=account_id).execute()

def add_held_account(service, matter_id, hold_id, email):
    held_account = {'email': email}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()
 

Ví dụ sau đây cho thấy cách sửa đổi OU trên một lệnh giữ OU hiện có:

Hold hold = client.matters().holds().get(matterId, holdId).execute();
hold.getOrgUnit().setOrgUnitId(newOrgUnitId);
Hold modifiedHold = client.matters().holds().update(matterId, holdId, hold).execute();
return modifiedHold;
 

def update_hold_ou(service, matter_id, hold_id, org_unit_id):
    current_hold = get_hold(matter_id, hold_id)
    current_hold['orgUnit'] = {'orgUnitId': org_unit_id}
    return service.matters().holds().update(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=current_hold).execute() 

Ví dụ sau đây cho biết cách liệt kê tất cả các lệnh giữ đối với một vấn đề:

 
String matterId = "Matter Id";


// List all holds.
List holdsList = 
    client.matters().holds().list(matterId).execute().getHolds();

// Paginate on holds.
ListHoldsResponse response = client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .execute();

String nextPageToken = response.getNextPageToken();
if (nextPageToken != null) {
    client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .setPageToken(nextPageToken)
        .execute();
}
  

# This can paginate in the same manner as with matters.
def list_holds(service, matter_id):
    return service.matters().holds().list(matterId=matter_id).execute()